Aflevering 7: Balen... je hebt de aanbesteding niet gewonnen. Wat nu?

Aanbestedingen. Veel ondernemers zien het als een ondoordringbaar oerwoud aan regels.

Tenders. Many entrepreneurs see it as an impenetrable jungle of rules.

Volgens aanbestedingsdeskundige Irene Boon is dat zonde, want de overheid kan een interessante opdrachtgever zijn.

According to procurement expert Irene Boon, that is a shame, because the government can be an interesting client.

Ik ben journalist Margreet Reintjes en wordt in deze podcast door haar bijgepraat over alle fabels en feiten.

I am journalist Margreet Reintjes and in this podcast I am updated by her about all the myths and facts.

Welkom bij De Overheid als Klant.

Welcome to The Government as a Customer.

In deze aflevering gaan we het hebben over de situatie dat je de aanbesteding niet gewonnen hebt.

In this episode, we are going to talk about the situation where you did not win the tender.

Balen, wat te doen. Maar we beginnen met een fabel.

Bummer, what to do. But we start with a fable.

Ja, ik zou deze eigenlijk willen koppelen aan een beetje een tragisch feit.

Yes, I would actually like to link this to a somewhat tragic fact.

Het verhaal gaat dat je het toch niet kan winnen van de overheid als je daar een procedure over aanspant.

The story goes that you cannot win against the government if you file a procedure about it.

Want dat is eigenlijk de manier om een niet gegunde aanbesteding aan te vechten.

Because that is actually the way to contest an unawarded tender.

En dan hoop je dat het niet waar is, maar er zijn nu wel onderzoeken verschenen dat in een kleine tacht,

And then you hope it's not true, but there are now studies that have emerged indicating that in a small eighty,

in 80% van de gevallen, de aanbesteedende dienst een rechtszaak wint.

In 80% of cases, the contracting authority wins a lawsuit.

Dus ja, dat ontmoedigt natuurlijk wel om al die kosten te maken en al die moeite te doen.

So yes, that certainly discourages you to incur all those costs and put in all that effort.

Nog los van het feit dat veel ondernemers toch bang zijn dat ze in een slecht daglicht komen te staan als ze zo'n rechtszaak aanspannen.

Apart from the fact that many entrepreneurs are still afraid that they will be viewed in a bad light if they initiate such a lawsuit.

Dus ja, dat feit hoort eigenlijk wel bij deze aflevering.

So yes, that fact actually belongs in this episode.

Ja, kortom, een fabel die een feit blijkt te zijn.

Yes, in short, a fable that proves to be a fact.

Ja, ja, helaas wel. Ja, helaas wel.

Yes, yes, unfortunately so. Yes, unfortunately so.

Maar wat te doen. Je hebt verloren.

But what to do. You have lost.

Nou, het allereerste wat er gebeurt als je te horen krijgt dat je hem niet gewonnen hebt,

Well, the very first thing that happens when you find out that you haven't won it,

dan krijg je een voorlopige gunningsbeslissing.

then you will receive a provisional award decision.

En daar staat in, wij zijn voornemens om niet aan u te gunnen, woorden van die strekking.

And it states that we intend not to grant you, words to that effect.

En het allereerste belangrijke is dat je goed kijkt of de motivering daarvoor,

And the very first important thing is that you carefully check whether the motivation for that,

dus de onderbouwing waarom dat zo is, of die op orde is.

so the justification for why that is, or whether it is in order.

Ja.

Yes.

En waar moet die dan aan voldoen?

And what should it meet?

Nou, je moet daaruit af kunnen leiden of jij terecht.

Well, you should be able to deduce from that whether you are right.

Bent afgewezen voor deze opdracht.

You have been rejected for this assignment.

Of dat je terecht een lagere score hebt gehaald dan een ander.

Or that you rightfully received a lower score than someone else.

Dus een briefje met, u bent het niet geworden, want iemand anders is het geworden, dat volstaat niet.

So a note saying, you didn't get it because someone else did, is not enough.

Dus het eerste belangrijke is dat je heel goed kijkt, nou, welke punten heb ik gescoord?

So the first important thing is to really look at which points I have scored.

En hoe is mijn kwalitatieve inschrijving beoordeeld?

And how has my qualitative application been evaluated?

Want dat krijg je terug als een soort werkstuk waar met rode pens staat, hier niet voldoende punten?

Because you get it back as a sort of paper with red pen marks saying, "not enough points here?"

Nee, je krijgt een, vroeger kreeg je een briefje.

No, you used to get a note.

Ik taal bericht met een bijlage en daarin staat gewoon beschreven wat de onderbouwing is voor deze beslissing.

I am sending a message with an attachment, and it simply describes the rationale for this decision.

Dus je krijgt niet je eigen inschrijving terug, maar je krijgt een soort verslag eigenlijk.

So you don't get your own registration back, but you actually receive a kind of report.

Maar je kan wel zien bij vraag 1 heb ik maar drie punten gescoord en dat heeft D&D reden.

But you can see that in question 1 I only scored three points, and that is for D&D reasons.

Ja, en wat heel belangrijk is, is dat dat kader waarbinnen het beoordeeld wordt,

Yes, and what is very important is that the framework within which it is assessed,

dat de aanbesteedende dienst zich daar aan gehouden heeft.

that the contracting authority has complied with that.

Ja.

Yes.

een beslissing en dan zeggen ze nou we vonden het helemaal niet verrassend, ja dat klopt dan niet,

a decision and then they say well we didn't find it surprising at all, yes that is not correct,

want ze zouden het beoordelen op de mate waarin het vernieuwend was en dat is dus niet hetzelfde

because they would evaluate it based on the degree to which it was innovative, and that is not the same.

als verrassend. Dit is ook waarom je altijd een vraag moet stellen als het beoordelingskader niet

as surprising. This is also why you should always ask a question if the evaluation framework is not

duidelijk is. Heel vaak zie je als je gaat inschrijven een bepaalde formule waar je hoe ze

is clear. Very often you see when you go to register a certain formula where you how they

gaan berekenen dat je zo'n opdracht gaat winnen en dan staat er u scoort een 6 als u voldoende

Going to calculate that you are going to win such an assignment and then it says you score a 6 if you do enough.

heeft en u scoort een 8 als u onze verwachtingen al vertreft en u scoort een 10 als het uitmuntend

you get an 8 if you already meet our expectations and you score a 10 if it is excellent.

is. Als je dat leest denk je nou oké het is net als op school we zijn weer terug in de schoolbankjes

is. When you read that you think okay, it’s just like school, we are back in the school desks again.

prima dan ga je dus inschrijven dan krijg je de opdracht helaas niet gegund en dan staat er dus

Alright, then you will register, and unfortunately you won't be awarded the assignment, and then it says

terug uw inschrijving was niet ja voldeed wel aan de verwachtingen maar niet meer dan dat en dan ben

Your registration was not satisfactory; it met expectations but not more than that, and then I am.

je heel boos. Dan denk je ik heb echt een vet goed verhaal geschreven hoezo niet maar dan heb je geen

you're really angry. Then you think I really wrote an excellent story, why not, but then you have none.

houvast om te zeggen.

a basis to say.

Ja het klopt niet hoe jullie het beoordeeld hebben. Terwijl als je tijdens die de lopende

Yes, it is not correct how you have assessed it. While if you during that ongoing

procedure een vraag stelt over ja maar wat is dan jullie verwachting en wat moet ik doen om die

The procedure asks a question about yes but what is your expectation and what should I do to achieve that.

verwachting te overtreffen. Moet ik heel erg inzoomen op kwaliteitsmaatregelen die wij treffen

exceeding expectations. I need to focus closely on the quality measures we implement.

in ons bedrijf of moet ik juist meer focussen op nou ja innovatie. Dan kan je veel gerichter

In our company, or should I focus more on, well, innovation. Then you can be much more targeted.

je inschrijving doen en dan kun je ook veel beter controleren of de beoordeling volgens dat

register and then you can also check much better whether the assessment is according to that

daar heeft plaatsgevonden. Dus dat is eigenlijk het eerste wat je moet doen. Belangrijk om te weten

That has taken place. So that's actually the first thing you need to do. Important to know.

is dat de opdracht wordt altijd eerst voorlopig gegund en dan gaat er een termijn lopen van 20

Is that the assignment is always first provisionally awarded and then a period of 20 goes into effect?

kalenderdagen waarbinnen je nog bezwaar kan maken tegen dat voorlopige besluit. En die periode heb

calendar days within which you can still object to that provisional decision. And that period has

je als inschrijver om te bepalen ja of het zin heeft om er iets tegen te doen of niet. Dus die

you as a registrant to determine yes or no whether it makes sense to take action or not. So that

motivering van die beslissing moet zoveel informatie bevatten.

The justification for that decision must contain a lot of information.

Dat jij een afweging kan maken of je vindt dat het terecht is of niet. Nou ja niks menselijks is ons

That you can make a consideration whether you think it is justified or not. Well, nothing human is alien to us.

alle vreemd dus je zult 9 van de 10 keer vinden dat het echt belachelijk is dat jij die opdracht niet

All strange, so you will find 9 out of 10 times that it is really ridiculous that you do not get that assignment.

hebt. Maar goed dan kan je dus nog met een advocaat even kijken of die dat ook vindt. En als je denkt

you have. But well, then you can discuss with a lawyer to see if they agree. And if you think

dat je echt een goede reden hebt om dat aan te vechten dan moet dat dus binnen die 20 dagen. Dus

that if you really have a good reason to dispute that, it must be done within those 20 days. So

die termijn is best wel kort. Maar die termijn gaat alleen maar lopen als de motivering volledig

that deadline is quite short. But that deadline will only start when the motivation is complete.

heeft de opdracht niet gewonnen want we gaan gunnen aan iemand anders want dat vonden we leuker

did not win the assignment because we are going to give it to someone else because we found that more enjoyable

of beter bij wijze van spreken. En er staat verder niks inhoudelijks in dan is dat niet een geldige

or better, so to speak. And if there is nothing substantive in it, then that is not a valid

gunningsbeslissing en dan gaat die ALCA-termijn dus ook niet lopen. Dus die gaat pas in op het

award decision and then that ALCA period will not start running. So it will only commence on the

moment dat je echt de informatie krijgt waarmee je de afweging moet kunnen maken leg ik me erbij neer

The moment you really get the information you need to make the decision, I will accept it.

of ga ik toch nog dit aanvechten. Maar het is best discutabel of het een afdoende antwoord is of niet?

Or am I going to contest this after all. But it is quite debatable whether it is a sufficient answer or not?

Ja daar is ook veel jurisprudentie over maar de Jip en Janneke regel is je moet gewoon op basis van

Yes, there is a lot of case law about that, but the simple rule is that you just have to base it on...

die beslissing die afweging kunnen maken dus daar moet alle informatie in staan. Dus je moet zorgen

that decision that weighing can be made so all information must be included. So you have to ensure

dat je altijd in elk geval een kopie van je eigen inschrijving hebt zodat je kan zien wat heb ik ook

that you always have a copy of your own registration so you can see what you have as well

weer precies geantwoord? Zeker ja. En wat zeggen zij hierover? Ja en ook het beoordelingskader goed

Answered exactly again? Certainly. And what do they say about this? Yes, and also the assessment framework is good.

bewaren om te kijken of dat inderdaad wel op die manier beoordeeld is. Dus je kunt bezwaar indienen

keep to see if it has indeed been assessed in that way. So you can file an objection.

op het moment dat je het er niet mee eens bent. En wat kun je nog meer? Nou er zijn verschillende

at the moment you disagree. And what else can you do? Well, there are various

manieren om dat te doen. Je kunt een klacht indienen bij de aanbestedende dienst zelf. Je kunt een klacht

ways to do that. You can file a complaint with the contracting authority itself. You can file a complaint

indienen bij de commissie van aanbestedingsexperts. Daar hoef je niet voor te betalen. Maar dat advies

submit to the commission of procurement experts. You don't have to pay for that. But that advice

is dan weer niet bindend. Dus ja dat is altijd een beetje het nadeel daarvan. Ja heb je niks aan

is then not binding again. So yes, that's always a bit of a disadvantage. Yes, you don't get anything out of it.

dus uiteindelijk? Nou ja als de aanbestedende dienst zegt oké deze commissie is zo gezaghebbend

So in the end? Well, if the contracting authority says okay, this committee is so authoritative.

we luisteren ernaar en weet je we voegen ons dan prima. Maar dat moet je van tevoren je wel

We listen to it and you know, we adapt well. But you should do that in advance.

neerleggen. Daarmee kan je niks afdwingen. En dat kan natuurlijk wel als je een kort geding

laying down. With that, you can't force anything. And of course, you can do that if you have a summary proceeding.

start. En dan ga je gewoon naar de rechter. Kun je van tevoren weten of ze zich neer gaan

start. And then you just go to the court. Can you know in advance if they are going to comply?

leggen bij zo'n commissiebesluit? Nee dat mogen ze zelf bepalen en dat is aan hen. De

laying down such a commission decision? No, they may decide that themselves and it is up to them. The

gedachte is dat de commissie zo gezaghebbend is dat het eigenlijk geen pas geeft om het

The thought is that the committee is so authoritative that it actually does not allow for it.

naast je neer te leggen. Maar in de praktijk zie je toch dat dat gebeurt. En dat kan bij

to lay down next to you. But in practice, you do see that it happens. And that can happen with

een gerechtelijk oordeel niet. Maar goed daar zijn weer kosten aan verbonden.

a court ruling not. But well, there are costs associated with that again.

Dus die varianten zijn er. Maar goed ik hoor net de fabel die uiteindelijk een feit blijkt.

So those variants are there. But I just heard the fable that ultimately turns out to be a fact.

Procederen is ja maar in zeer beperkte gevallen leidt het tot winst. Ja ik denk dat het niet

Litigation does happen, but in very limited cases does it lead to victory. Yes, I think it does not.

zo zwart wit is. Zo klinkt het natuurlijk als je in 80% van de gevallen de overheid wint

It's so black and white. Of course, it sounds that way when the government wins 80% of the cases.

dat je dus eigenlijk kansloos bent. Dat is denk ik niet waar. Het hangt natuurlijk ook

that you are actually hopeless. I don't think that's true. It also depends, of course

af van de kwaliteit van de vordering die wordt ingesteld. En wat meestal is dat de overheid

depending on the quality of the claim being made. And what is usually the case is that the government

meespeelt is dat zo'n rechter kijkt in kort geding. Dus dat is altijd een beperkte

What plays a role is that such a judge looks in a summary proceedings. So that is always a limited

toets. En dan kan het ook nog zijn dat je op zich wel gelijk hebt maar dat het algemeen

test. And then it may also be that you are indeed right, but that it is generally

belang wat die overheid dient zwaarder moet wegen dan het belang van de inschrijver. En

the interest that the government serves should weigh more heavily than the interest of the bidder. And

dat is met procederen tegen de overheid altijd lastig. Dus je bent zeker niet kansloos. Ik

that is always tricky when litigating against the government. So you are certainly not out of luck. I

zou het ook niet willen ontmoedigen om zo'n procedure te starten als je echt denkt dat

wouldn't it also discourage someone from starting such a procedure if you truly think that

het is een longshot. Dus je moet echt een gespecialiseerde advocaat hebben en niet je bedrijfsjurist

It's a long shot. So you really need to have a specialized lawyer and not your corporate lawyer.

die ook een beetje de aanbestedingswet wel even kan lezen zoiets laat doen want dan gaat

"that can also read the procurement law a bit and have something like that done because then it goes"

het eigenlijk onherroepelijk mis. En als je nou als ondernemer gewoon ontzettend baalt

it actually goes irrevocably wrong. And if you as an entrepreneur just feel incredibly frustrated

maar helemaal geen zin hebt in zo'n enorme rechtszaak. Wat kun je dan nog? Nou dan kan

but you really don’t feel like a huge lawsuit. What can you do then? Well then you can

je altijd een gesprek aanvragen bij de aanbestedende dienst waarin je wil vernemen waarom zij

You can always request a conversation with the contracting authority in which you want to find out why they

vinden dat jij niet gewonnen hebt. Ja maar dat staat er toch?

think that you haven’t won. Yes, but doesn’t it say that?

Ja maar goed dat gesprek daar kan je dus een toelichting op krijgen. Dat moet je in de

Yes, but that conversation there you can get an explanation about. You need to do that in the

regel dus doen binnen die standstilltermijn van 20 dagen. Omdat je uit dat gesprek dan

So make sure to do this within that 20-day standstill period. Because from that conversation you then

informatie kan halen die je nog kan gebruiken in je rechtszaak. Maar als de situatie zich

information you can still use in your lawsuit. But if the situation arises

voordoet die jij nu schetst. Dat je zegt nou ik ga helemaal niet naar de rechter en ik

what you're describing now. That you're saying well I'm not going to court at all and I

ga ook niet naar de commissie en ik wil helemaal niet dat dat een klacht wordt maar ik wil

don't go to the committee either and I absolutely don't want that to become a complaint, but I want

wel weten. Ik begrijp het gewoon niet en ik wil voor een volgende keer weten wat ik beter

I do know. I just don't understand it, and I want to know what I can do better next time.

doen. Kan je zo'n gesprek ook aanvragen. Maar dan zou ik je altijd aanraden om te

do it. Can you also request such a conversation? But then I would always advise you to

wachten tot die termijn verstreken is. Omdat je dan veel opener gesprek hebt met die aanbestedende

waiting until that deadline has passed. Because then you have a much more open conversation with that contracting authority.

dienst. Als jij binnen de standstilltermijn komt en zeker als je een advocaat meeneemt.

service. If you come within the standstill period, especially if you bring a lawyer.

Dan zit die aanbestedende dienst natuurlijk zo. Want die denkt ja we gaan echt niet meer

Then that contracting authority is of course like this. Because they think, yes, we really are not going to do more.

vertellen want dit wordt straks een rechtszaak. En dan heeft iedereen risico. Terwijl als

tell because this will soon be a lawsuit. And then everyone is at risk. While if

je zegt dat ga ik toch niet doen. Laat dat dan ook weten aan die aanbestedende dienst.

You say that I'm not going to do that. Then let that be known to that contracting authority as well.

Zeg dan.

Say it then.

Ja we willen ervan studeren. We willen er verder geen werk van maken. Maar we willen

Yes, we want to study it. We don't want to make it into a bigger task. But we want to

wel heel graag weten wat nou heeft gemaakt dat we dit niet hebben gewonnen. Want we begrijpen

We would very much like to know what made us lose this. Because we understand.

het oprecht niet.

not sincerely.

Ja we willen ervan leren.

Yes, we want to learn from it.

We willen ervan leren en we willen u ook meegeven wat u mogelijkerwijs er ook van kan

We want to learn from it and we also want to share with you what you may possibly take from it.

leren. Want wij denken dat er nog wel wat over te vinden valt. Dus een oprecht gesprek

to learn. Because we believe there is still quite a bit to be found. So a sincere conversation.

zonder dubbele agenda met procedures en dat soort dingen. Dan kan je beter vragen wanneer

without a hidden agenda with procedures and that sort of thing. Then you might as well ask when.

komt het jullie uit. En wat ons betreft kan dat na de alkeurde termijn.

Does that work for you? And as far as we are concerned, that can be after the approved deadline.

Want daar gaan we toch geen gebruik van maken. En die alkeurde termijn is de standstill

Because we are not going to make use of that. And that approved term is the standstill.

termijn. Die heet zo.

Due date. That's what it’s called.

Nog meer tips op dit gebied?

Any more tips in this area?

Ja stel dus een goede vraag. Stel als het beoordelingskader niet duidelijk is. Stel een

Yes, ask a good question. Ask if the evaluation framework is not clear. Ask a

vraag over hoe dat nou precies gaat worden ingevuld. Zodat je na afloop ook echt duidelijk

Question about how that is going to be filled out exactly. So that you are really clear afterwards.

kan toetsen. Ja ik heb inderdaad dat niet voldoende gedaan. Of kennelijk vonden ze het

can test. Yes, I indeed did not do that enough. Or apparently they found it

niet overtuigend genoeg. En ga eigenlijk altijd dat gesprek aan. Of je nou een klacht

not convincing enough. And actually always have that conversation. Whether you have a complaint

wil indienen of niet.

whether to submit or not.

Je hebt heel veel energie gestoken in het doen van een goede aanbieding. Kennelijk

You have put a lot of energy into making a good offer. Apparently

is dat ja toch anders. Heeft het anders uitgepakt dan je dacht. Dat kan liggen aan de concurrenten

Is that yes, in a different way. Did it turn out differently than you thought? That could be due to the competitors.

die het gewoon veel beter kunnen dan jij. Nou oké. Maar dat kan ook liggen aan iets

that could simply do it much better than you. Well, okay. But that could also be due to something.

wat jij zelf niet gezien hebt. Of wat jij gewoon niet weet. Dus laat je gewoon informeren.

what you haven't seen yourself. Or what you simply don't know. So just let yourself be informed.

Ik zeg tegen mijn kinderen ook dat ze hun proefwerk moeten nabespreken met de docent.

I also tell my children that they should discuss their test with the teacher afterwards.

Hebben ze ook nooit zin in. En dan denk je ja ik heb al een vier. Ik ga echt niet nog

They never feel like it either. And then you think, yeah, I already have one four. I'm really not going to do another one.

een keer dat ze nog een beetje mij.

one time that they still a bit of me.

Verder kunnen vernederen. Dat is natuurlijk niet de emotie die je moet hebben. Je hebt

Further can humiliate. That is of course not the emotion you should have. You have

er heel veel energie in gestoken. Ga er naar toe. En vraag gewoon. Leg me nou uit wat ik

I've put a lot of energy into it. Go there. And just ask. Now explain to me what I...

volgende keer beter kan doen. Daar leer je ontzettend veel van. Het kost niks. En dan

next time you can do better. You learn a lot from it. It costs nothing. And then

is al die energie die je er in gestoken hebt. Is dan ook niet voor niks geweest. Dan is

all that energy you've put into it. Hasn't been for nothing. Then it is

het gewoon een investering voor je volgende opdracht. Weet je. Uiteindelijk is dat dat

It's just an investment for your next assignment. You know. In the end, that's what it is.

verkopen aan die overheid. Dat inschrijven op aanbestedingen. Is echt een vak apart.

Selling to that government. Registering for tenders. It is really a separate profession.

Maar iedereen kan het leren. En dat kun je leren.

But everyone can learn it. And you can learn that.

Door boeken te lezen of een training te volgen. Maar uiteindelijk waar je het allermeest van

By reading books or taking a training course. But ultimately, what you benefit the most from

leert is als je het doet. En als het dan onverhoopt niet het juiste resultaat heeft. Dat je gewoon

learning is when you do it. And if it unexpectedly doesn't yield the right result, that you just

nog eens gaat vragen aan degene. Zeg maar aan de andere kant. Wat zij er nou van vonden.

Ask the person again. Just say on the other side. What they thought about it.

En waar jij je kennis vandaan kan halen. Want zo leer je het het beste. Het is gewoon learning

And where you can gain your knowledge from. Because that's how you learn best. It's just learning.

by doing. Dat is eigenlijk learning by doing. Dat is het. Mooie laatste woorden. Dank je

by doing. That is actually learning by doing. That's it. Nice last words. Thank you.

wel. Dank je wel.

Well. Thank you.

TV Gelderland 2021

TV Gelderland 2021