P154.なぜタスクは15分単位で管理することが最適なのか/ Tại sao quản lý task theo đơn vị 15 phút lại hiệu quả nhất

なぜタスクは15分単位で管理することが最適なのか

Why is it optimal to manage tasks in 15-minute increments?

毎日仕事に追われて時間がないが口癖になっているビジネスパーソンをよく見かけます

I often see business people who are always pressed for time and have made it their habit to say they have no time due to being overwhelmed with work every day.

最近では働き改革が進められ企業も時間外労働を厳しく制限するようになりましたが

Recently, work reform has been advanced, and companies have begun to strictly limit overtime work.

そんなことを言ったって仕事量も減らなきゃ時間内に仕事が終わらないよと

Even if you say that, the workload won't decrease, so I won't be able to finish the work within the time limit.

頭を抱える人も少なくないようです

It seems that there are quite a few people who are at their wits' end.

そうした人たちにおすすめしたいのが仕事の合間に発生する隙間時間の活用です

I recommend utilizing the spare time that occurs between work for those kinds of people.

例えば通勤時間、会社と取引先を移動する時間、商談相手を待っている時間など

For example, commuting time, the time spent moving between the company and clients, and the time spent waiting for a business partner.

意外と隙間時間が相当あることに気づくはず

You'll realize that you surprisingly have a lot of spare time.

あなたが1分でも時間が欲しいと考えているのであるのなら

If you are thinking that you want even just one minute of time, then...

そうした隙間時間を有効に活用すればいいのです

You should make good use of those spare moments.

そういうと隙間時間じゃ落ち着いて仕事ができないのではないかと疑問を抱く人が少なからずいるでしょう

There are likely quite a few people who question whether it's possible to work calmly during those spare moments.

しかしそんなことはありません

However, that is not the case.

なぜなら

Because

なぜなら大半の仕事はいくつかのプロセスを経て進めるものであり

Because most work progresses through several processes.

複数のタスクに細分化できるからなのです

This is because it can be broken down into multiple tasks.

私はそれをチャンクダウンと呼んでいます

I call it chunking down.

細分化したタスクなら隙間時間のような短い時間内でも十分にこなせるようになるわけです

If you break tasks down into smaller parts, you can complete them even in short amounts of time, like during gaps in your schedule.

商品企画書をまとめる作業を考えてみましょう

Let's consider the task of compiling a product planning document.

1時間なり2時間なりまとまった時間をとって行ったほうがいいように思えます

It seems better to take aまとまった時間, whether it's one hour or two.

でも企画書に盛り込む大枠のアイデアを練るタスク

However, the task of developing the overarching ideas to be included in the proposal.

次に企画書の構成を考えて目次案を作成するタスク

The next task is to consider the structure of the proposal and create a draft table of contents.

商品のネーミングや企画など項目ごとの詳細を詰めていくタスクなどに細分化できます

It can be subdivided into tasks such as detailing product naming and planning for each item.

あとはおのおののタスクを

"Then, each person's tasks."

隙間時間に配分し実行していけばいいのです

You can distribute and execute it in your spare time.

このタスクの細分化は隙間時間の活用の重要なポイントであり

The breakdown of this task is an important point for utilizing gaps in time.

その細分化にあたっては仕事の全体像や内容をよく理解しておく必要があります

In order to break it down, it is necessary to have a good understanding of the overall picture and content of the work.

またタスクを細分化していく際には

When further breaking down the tasks,

15分で完結する仕事に振り分けていくことをおすすめしています

I recommend allocating tasks that can be completed in 15 minutes.

15分単位なら隙間時間に当てはめやすい上に

If it's in 15-minute increments, it's easier to fit into gaps of time.

かなりの仕事量をこなせるからです

Because I can handle a considerable amount of work.

実際にやってみるとわかりますが

You'll understand if you actually try it.

15分のタスクはとても効率がいいのです

A 15-minute task is very efficient.

終了する時間が決まっているので

Since the end time is decided.

集中力がアップするからです

It's because your concentration will improve.

もしも移動する際の隙間時間は15分もないといったケースであれば

If there is less than 15 minutes of spare time while moving,

5分単位の仕事を行うときに

When doing work in 5-minute increments.

15分のタスクを割り振ればいいわけで

You just need to assign a 15-minute task.

この辺は柔軟に考えていきます

I will think flexibly about this area.

そして集中しながら15分のタスクをこなす際に

And while focusing, when completing a 15-minute task.

おすすめしたいのがカウントダウンタイマーの利用です

I recommend using a countdown timer.

これはあと何分で茹で上がり時間かを教えてくれる

This will tell you how many minutes are left until it's done boiling.

キッチンタイマーの卓上版のようなデジタル時計です

It is a digital clock like a tabletop kitchen timer.

仕事開始とともに15分後にアラーム音が鳴るようにセットして

Set the alarm to go off 15 minutes after starting work.

アラーム音が鳴るまで意識を仕事に集中させます

I will concentrate my awareness on work until the alarm goes off.

私自身も実際に使ってその効果を実感しています

I have actually used it myself and felt its effects.

スマートフォンにもタイマー機能が付いていますが

Smartphones also come with a timer function, but...

電話やメールで着信音が鳴ったりするので

Because you may hear notification sounds from phone calls and emails.

気が散りやすくあまりおすすめできません

It's easy to get distracted, so I can't really recommend it.

オフィスの自分のデスクでカウントダウンタイマーを利用するのなら

If you want to use a countdown timer at your desk in the office,

アラーム音の代わりに

Instead of the alarm sound

光で教えてくれるものを選ぶと

When you choose the things that teach you with light,

周りの人の迷惑になりません

I won't disturb the people around me.