008 - Jak długo trwa wdrożenie marketing automation

Dzień dobry, witam Cię serdecznie drogi słuchaczu w kolejnym odcinku podcastu Automatyzacja Marketingu i Sprzedaży.

Good morning, I warmly welcome you dear listener to another episode of the Marketing and Sales Automation podcast.

Dzisiaj zebrał nam się taki temat, który często pojawia się w wstępnych pytaniach od naszych klientów,

Today we have gathered a topic that often comes up in initial questions from our clients.

a mianowicie jak długo trwa wdrożenie Marketing Automation i najlepszą odpowiedzią na to pytanie jest to zależy.

Namely, how long the implementation of Marketing Automation takes, and the best answer to this question is that it depends.

Bardzo dużo zależy od wielu czynników, bo proste wdrożenie można zrobić tak naprawdę w kilka dni.

A lot depends on many factors, because a simple implementation can really be done in just a few days.

Jeśli jest na to gotowy pomysł, jest na to gotowy plan, jest jakaś strategia i ten plan nie jest zbytnio rozbudowany,

If there is a ready idea for it, there is a ready plan, there is some strategy, and this plan is not overly complex,

to wtedy możemy się zamknąć nawet w ciągu tygodnia, żeby takie wdrożenie stworzyć.

Then we can close ourselves off even within a week to create such an implementation.

Natomiast jeżeli takiego planu nie ma, ale cały czas ten proces, który mamy zmapować, który mamy przetworzyć na automatyzację jest dość prosty,

On the other hand, if there is no such plan, but the process we need to map, which we need to convert into automation, is quite simple,

to po rozpoznaniu potrzeb sprawdzamy jak ten proces wygląda, mapujemy go i tak dalej,

After identifying the needs, we check how this process looks, we map it, and so on.

robimy integrację z istniejącymi systemami, wdrażamy automatyzację,

we are integrating with existing systems, implementing automation,

no to wtedy proces się nieco wydłuża, ale nadal mówimy,

Well then, the process takes a bit longer, but we're still talking.

tu o kilku tygodniach, czyli nie o miesiącach, tylko tygodniach.

Here in a few weeks, not in months, but in weeks.

I bardzo dużo zależy od tego, ile masz narzędzi, różnych narzędzi informatycznych, z których korzystasz

And a lot depends on how many tools you have, different IT tools that you use.

i które chcesz ze sobą połączyć, bo im więcej tych zewnętrznych elementów,

and which you want to combine with yourself, because the more of these external elements,

które powinny ze sobą rozmawiać, które powinny ze sobą wymieniać dane,

which should communicate with each other, which should exchange data with each other,

które powinny wpływać jedno na drugie, no to tym więcej czasu schodzi na integrację ich

which should influence each other, so it takes even more time to integrate them

i na stworzenie gotowych automatyzacji.

and to create ready-made automations.

I też kolejnym czynnikiem jest to, czy oprogramowanie, z którego korzystasz,

And another factor is whether the software you are using,

jest takim typowym oprogramowaniem, z którego korzysta wiele osób.

It is a typical software that many people use.

Bo jeśli tak, to bardzo możliwe, że są już gotowe integracje, które wystarczy połączyć

Because if so, it is very possible that there are already ready integrations that just need to be connected.

i jest to stosunkowo szybkie.

and it is relatively quick.

Oczywiście, gdy ktoś się na tym zna.

Of course, when someone knows about it.

Natomiast w momencie, gdy masz jakieś swoje oprogramowanie stworzone tylko dla Ciebie,

However, at the moment when you have some software created just for you,

no to szansa na to, że będzie gotowa integracja albo taka,

Well, there is a chance that there will be a ready integration or one like this,

która wystarczy.

which will be enough.

Możesz ją tylko delikatnie zmienić i już będzie działała, no jest niewielka.

You can only slightly change it and it will work, it’s small after all.

Dlatego wtedy, jeżeli trzeba połączyć Twój system, który masz tylko Ty w swojej firmie,

Therefore, if your system, which only you have in your company, needs to be connected then,

bo napisali to jakaś zewnętrzna firma czy Twoi informatycy

Did an external company write it or your IT people?

i nie ma do tego żadnych gotowych sposób na integrację, trzeba je dopiero napisać,

and there are no ready-made ways to integrate it, they still need to be written.

no to wtedy ten proces integrowania może potrwać nawet kilka miesięcy.

Well, then this integration process can take even several months.

No bo zależy to od wielkości tego oprogramowania, od ilości tak zwanych punktów styku,

"Well, it depends on the size of the software, on the number of so-called touchpoints."

czyli w jakiej...

so in what...

i w jakim zakresie dane powinny być wymieniane,

and to what extent data should be exchanged,

jakie zdarzenia mogą występować pomiędzy jednym a drugim systemem i tak dalej, i tak dalej.

What events can occur between one system and another, and so on, and so on.

Więc to, co powiedziałem na początku tego odcinka, że najlepszą odpowiedzią jest to zależy,

So what I said at the beginning of this episode, that the best answer is it depends,

no to bardzo, bardzo zależy.

Well, it really, really depends.

Bo gdy tych rozwiązań do integrowania nie ma zbyt wiele,

Because when there aren't many solutions for integration,

no to jest to kwestia tygodni.

Well, that's a matter of weeks.

Gdy narzędzi jest dużo i jeszcze są indywidualnie pisane,

When there are many tools and they are also individually written,

no to wtedy czas mierzymy w miesiącach, więc już zdecydowanie się wydłuża.

Well, then we measure time in months, so it is definitely getting longer.

Jednak tak średnio z naszej praktyki wynika,

However, it seems from our practice that...

że większość wdrożeń trwa między 3 a 6 miesięcy.

that most implementations take between 3 and 6 months.

Przy takiej średniej ilości rozwiązań, które trzeba zintegrować,

With such an average number of solutions that need to be integrated,

przy średnim skomplikowaniu całej firmy i tego, jak ten proces wygląda, jak go trzeba zmapować,

with the average complexity of the entire company and how this process looks, how it should be mapped,

i jak go trzeba odwzorować potem w narzędziu w ActiveCampaign,

and how it needs to be replicated later in the tool in ActiveCampaign,

to takie prace trwają właśnie między 3 a 6 miesięcy.

Such projects usually last between 3 and 6 months.

I to nie jest...

And it is not...

Nie jest też tak, że to jest praca po 8 godzin dziennie, że to po prostu wymaga tyle czasu.

It's not like this is a job of 8 hours a day; it simply requires that much time.

Bardziej szacujemy, że to jest kilka godzin tygodniowo, między 2 a 4 godziny tygodniowo,

We estimate that it is a few hours per week, between 2 and 4 hours per week.

bo jest to taki proces interaktywny.

because it is such an interactive process.

Czyli zaczynamy pracę i dajemy listę rzeczy, które potrzebne są do przygotowania po twojej stronie,

So we start working and provide a list of things that are needed for preparation on your side.

czyli różnego rodzaju zasoby typu logo, typu identyfikacja wizualna, kolory,

various types of resources such as logos, visual identity, colors,

strony, no wszystkie te rzeczy, które trzeba integrować i tak dalej.

pages, well all those things that need to be integrated and so on.

Potem jest kwestia napisania różnego rodzaju maili, czy to my mamy napisać, czy to ma być po twojej stronie.

Then there is the question of writing various types of emails, whether we should write them or if it should be on your side.

Ale wychodzą na kolejnych etapach kolejne rzeczy, które trzeba przygotować,

But new things come up at the next stages that need to be prepared.

więc my coś wdrażamy, potem ty coś przygotowujesz, przysyłasz, potem znowu my wdrażamy, znowu ty przygotowujesz.

So we implement something, then you prepare something, send it, then again we implement, then again you prepare.

Jest to taki proces krok po kroku, bo...

It is a step-by-step process because...

No tak wynika z praktyki, tak?

Well, that's how it comes out from practice, right?

Idealnie by było, jakbyśmy przygotowali całość.

It would be perfect if we prepared everything.

Ty nam całość dostarczasz.

You provide us with everything.

I wtedy jest zdrożenie dla nas, by to było wygodniejsze, ale wiemy z praktyki, że po prostu tak się nie dzieje.

And then it is a convenience for us for it to be more comfortable, but we know from practice that it just doesn't happen.

Więc zdajemy sobie z tego sprawę i też zdajemy sobie sprawę z tego, że twoja firma, twój zespół, twoi ludzie są zajęci też normalnym funkcjonowaniem.

So we are aware of this and we also realize that your company, your team, your people are busy with normal operations as well.

Firma musi działać, więc automatyzacja nie jest najwyższym super priorytetem, więc w ten sposób właśnie funkcjonujemy.

The company needs to operate, so automation is not the highest super priority, which is how we function.

Dlatego ten czas między 3 a 6 miesięcy, bo dużo jest tutaj oczekiwania na różnego rodzaju materiały, czy różnego rodzaju decyzje.

That's why this time between 3 and 6 months is necessary, as there is a lot of waiting for various types of materials or different kinds of decisions.

Więc tak to wygląda w praktyce.

So this is how it looks in practice.

Poza tym, wdrożenie marketing automation to jest proces, który cały czas się ulepsza.

Besides, the implementation of marketing automation is a process that is constantly improving.

Może się okazać, że po wdrożeniu pierwszych automatyzacji miałeś jakiś plan, jakąś wizję, ale zobaczysz, jak dużo korzyści ci one dają, to wtedy nabierasz ochoty na wdrażanie kolejnych automatyzacji albo ulepszania tego, co już działa.

It may turn out that after implementing the first automations, you had some plan, some vision, but when you see how many benefits they bring you, you then become eager to implement more automations or improve what already works.

Więc to też ciężko postawić taką kropkę, że to już jest zakończone i tak już będzie po wsze czasy działało.

So it's also difficult to put a period like that, saying that it's already finished and it will work like that for all time.

No bo ActiveCampaign jest bardzo plastyczny.

Well, ActiveCampaign is very flexible.

Cały czas można dokładać do niego kolejne klocki i cały czas można mieć nowe pomysły w tym temacie, więc jak zobaczysz, że to, co już masz działa fantastycznie, no to czemu by tego nie rozbudowywać o kolejne elementy, o kolejne bloki, o kolejne automatyzacje, pomysły i tak dalej.

You can keep adding more blocks to it all the time, and you can always have new ideas on this topic. So if you see that what you already have works fantastically, why not expand it with more elements, additional blocks, more automation, ideas, and so on?

Więc jak słyszysz i pewnie potrafisz wywnioskować, ten czas wdrażania zależy od wielu czynników i wiele z nich jest też po prostu po twojej stronie.

So as you hear and can probably deduce, this implementation time depends on many factors, and many of them are simply on your side.

Po stronie twojej.

On your side.

Po twojego zespołu.

After your team.

Czy na przykład jesteś w stanie wyznaczyć jedną osobę do kontaktu, która będzie koordynowała wszystkie prace, czy nie.

Are you able, for example, to designate one person as a contact who will coordinate all the work, or not?

No, potrzebujemy też określić, czego tak naprawdę potrzebujesz, w jakiej jesteś sytuacji, więc to takie spotkanie początkowe jest tutaj nieodzowne, gdzie z praktyki wynika, że część klientów przychodzi z gotowym schematem i mówi, ja chcę to mieć wdrożone.

No, we also need to determine what you really need, what your situation is, so this initial meeting is essential here, where experience shows that some clients come with a ready-made plan and say, I want to have this implemented.

Czy jesteście w stanie to zrobić?

Are you able to do this?

I my wtedy mówimy, tak, będzie to trwało x czasu i po prostu wdrażamy.

And then we say, yes, it will take x time and we simply implement it.

Z drugiej strony są klienci, którzy...

On the other hand, there are clients who...

Opowiadają, jakby chcieli, żeby ich idealna automatyzacja, czy ich świat w świecie automatyzacji wyglądał i my musimy dostosować wszystkie procesy wewnątrz, żeby tak to właśnie funkcjonowało.

They talk as if they want their ideal automation, or their world within the world of automation, to look a certain way, and we have to adjust all internal processes to make it function like that.

No i to też jest jakaś ścieżka, jest po prostu inna i dopiero w momencie, gdy jest ta rozmowa, jest to opowiadanie, jest pokazanie, jaka jest realna potrzeba i wizja tego, jak całość miałaby funkcjonować, no to dopiero z tego nam wynika.

Well, this is also a path, it’s just a different one, and only at the moment when there is this conversation, when there is storytelling, when the real need and vision of how it all should function are shown, does it all result from that.

Ile rzeczy jest do zrobienia, ile integracji jest do wdrożenia albo do napisania i wtedy przedstawiamy klientowi właśnie, jak wygląda realna sytuacja, ile by trwało, ile by kosztowało, ile zasobów potrzebujemy, żeby coś takiego, taką wizję zrealizować, żeby ona się urzeczywistniła i klient decyduje, ok, robimy albo robimy w 80%, bo jednak to i to jest zbyt długo by trwało albo jest za drogie, ja tego nie chcę, zrobimy to później.

How many tasks are there to do, how many integrations are there to implement or to write, and then we present to the client exactly what the real situation looks like, how long it would take, how much it would cost, how many resources we need to realize such a vision, to make it come true, and the client decides, okay, we’re doing it or we’re doing 80% of it, because this and that would take too long or is too expensive, I don’t want that, we’ll do it later.

Jesteśmy też w pełni elastyczni, więc dopiero po tej takiej wstępnej rozmowie tak naprawdę jesteśmy w stanie powiedzieć, ile czasu szacujemy, że całe wdrożenie będzie trwało.

We are also fully flexible, so only after this preliminary conversation are we really able to say how much time we estimate the entire implementation will take.

No i żeby to zrobić sprawnie, żeby to miało ręce i nogi, najlepiej, jeżeli masz taki plan, że chcesz automatyzację marketingu i sprzedaży wdrażać u siebie, to najlepiej, żebyś się skontaktował z naszym ekspertem.

To do this efficiently and make it coherent, it would be best if you have a plan to implement marketing and sales automation on your own to contact our expert.

Po krótkiej rozmowie on będzie w stanie określić, jaki jest czas potrzebny w Twoim przypadku.

After a short conversation, he will be able to determine the time needed in your case.

Na wdrożenie automatyzacji, oczywiście w jakichś tam widełkach, ale już jakiś wstępny zarys będzie i potem, jeżeli tak, no to będzie taka decyzja z Twojej strony i wola, żeby działać dalej, no to wtedy robimy to spotkanie takie bardziej szczegółowe, gdzie rozpisujemy wszystko, jak to powinno wyglądać i wtedy już dokładnie wiadomo, jaki ma być budżet, jak długo to będzie trwało, ustalamy deadline i tak dalej, podpisujemy umowę i działamy.

For the implementation of automation, of course within certain limits, but there will already be some initial outline, and then, if so, there will be a decision from your side and a willingness to move forward, then we will have a more detailed meeting where we outline everything on how it should look, and then it will be clear what the budget should be, how long it will take, we establish a deadline, and so on, we sign the contract and proceed.

Natomiast to jest już gdzieś pieśń przyszłości.

However, this is already a song of the future.

Pokazać perspektywę, jak ten proces wygląda, a pierwszy krok to jest umówienie się na niezobowiązującą rozmowę.

Show the perspective of what this process looks like, and the first step is to schedule a no-obligation conversation.

To jest w 20 minut do pół godziny maksymalnie rozmowy takie, gdzie Ty powiesz, czego potrzebujesz, my powiemy, co jesteśmy w stanie zrobić, określimy wstępne widełki, jakby to miało wyglądać i przynajmniej, nawet jeżeli nie będziesz chciał działać dalej, no to już wiesz, na czym stoisz i wiesz, w którą stronę można iść, czy to jest rozwiązanie w ogóle dla Ciebie, czy nie.

This is a conversation of about 20 minutes to half an hour at most, where you will say what you need, we will say what we can do, we will define preliminary ranges of how it could look, and at least, even if you don't want to proceed further, you will know where you stand and which direction to go, whether this is a solution for you at all or not.

Żeby to zrobić, wejdź na flowmakersdigital.pl, ukośnik podcast, flowmakersdigital, pisane razem, .pl, ukośnik podcast i tam wypełnij formularz, zadzwoni do Ciebie nasz specjalista, umówi się z Tobą na rozmowę, no i będziesz miał jasność, na czym stoisz, czy wdrożenie automatyzacji to jest coś dla Ciebie, ile mniej więcej będzie trwało, ile będzie kosztowało w Twoim przypadku, pełna jasność i wtedy na takiej jasności decydujesz, czy chcesz działać dalej, czy nie, czy na razie wstrzymujesz swoje myślenie o automatyzacji.

To do this, go to flowmakersdigital.pl, slash podcast, flowmakersdigital, written together, .pl, slash podcast, and fill out the form there. Our specialist will call you, schedule a conversation with you, and you'll have clarity on where you stand, whether implementing automation is right for you, how long it will roughly take, how much it will cost in your case, complete clarity, and then based on that clarity, you decide whether you want to proceed or not, or if you want to pause your thoughts about automation for now.

Ale nie będzie dalszego zastanawiania się, ile by to w moim przypadku mogło trwać, tylko będziesz miał pełną jasność w tej sytuacji.

But there will be no further contemplation on how long it might take in my case; you will have full clarity in this situation.

Zachęcam więc do kontaktu, właśnie najlepiej przez formularz i co, do usłyszenia w kolejnym odcinku. Marcin Kodzioka, pozdrawiam.

I encourage you to get in touch, preferably through the form, and well, see you in the next episode. Marcin Kodzioka, best regards.