Kalendarz jako klucz do efektywności: zarządzanie czasem i zadaniami

Dziś porozmawiamy na temat kalendarza oraz tego, jaką pełni rolę i jak możemy go wykorzystać w zarządzaniu swoim czasem oraz czasem swojego zespołu.

Today we will talk about the calendar and the role it plays, as well as how we can use it to manage our time and the time of our team.

Zastanów się, ile rzeczy masz zaplanowanych i jak wygląda śledzenie ich realizacji.

Consider how many things you have planned and what tracking their implementation looks like.

Czy każda z rzeczy jest odpowiednio zorganizowana i zaplanowana w kalendarzu?

Is everything organized and scheduled properly in the calendar?

To jest następny poziom, nad którym trzeba się zastanowić.

This is the next level to consider.

W dzisiejszych czasach planowanie w czasie jest kluczowe dla efektywnego realizowania zadań i unikania stresu.

In today's times, planning ahead is key to efficiently accomplishing tasks and avoiding stress.

I wiele narzędzi, takich jak listy rzeczy do zrobienia, przypomnienia, alarmy, powiadomienia, które mają nam ułatwić codzienną pracę.

And many tools, such as to-do lists, reminders, alarms, notifications, that are meant to make our daily work easier.

Jednak to właśnie kalendarz jest narzędziem, które pozwala nam zebrać wszystkie informacje w jednym miejscu.

However, it is the calendar that is the tool that allows us to gather all the information in one place.

Dając tym lepszy wgląd w to, jak wygląda nasz czas.

Giving a better insight into what our time looks like.

Dzisiaj omówię, jak korzystać z kalendarza w sposób efektywny.

Today, I will discuss how to use the calendar effectively.

Trochę o integracji z innymi narzędziami, systemami oraz jak podejmować decyzje dotyczące priorytetów zadań.

A bit about integration with other tools, systems, and how to make decisions regarding task priorities.

W dalszej części omówię bloki czasowe oraz techniki takie jak Pomodoro, które mogą nam pomóc w poprawie naszej efektywności

In the following section, I will discuss time blocks and techniques such as Pomodoro that can help us improve our efficiency.

oraz wykorzystanie narzędzi do zarządzania w celu oczywiście lepszego planowania czasu.

and the use of management tools for obviously better time planning.

Wierzę, że zarządzanie czasem to umiejętność, której można się nauczyć.

I believe that time management is a skill that can be learned.

Z kombinacją i wykorzystaniem odpowiednich narzędzi możemy osiągnąć lepsze rezultaty, zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

With a combination and the use of appropriate tools, we can achieve better results, both individually and as a team.

Zapraszam do wysłuchania merytorycznej części odcinka.

I invite you to listen to the substantive part of the episode.

Kalendarz jako nowoczesne narzędzie do zarządzania czasem.

Calendar as a modern tool for time management.

W dobie rosnącego tempa życia i zwiększającej się ilości zadań do wykonania,

In an era of increasing pace of life and a growing number of tasks to complete,

kalendarz stał się nie tylko prostym narzędziem do zapisywania ważnych dat,

the calendar has become not just a simple tool for recording important dates,

ale również nowoczesnym rozwiązaniem do efektywnego zarządzania czasem.

but also a modern solution for effective time management.

Dzięki technologii, kalendarz ewoluował, aby dostosować się do potrzeb współczesnych użytkowników.

Thanks to technology, the calendar has evolved to meet the needs of modern users.

Taki nowoczesny kalendarz ma kilka cech, które go wyróżnia.

Such a modern calendar has several features that set it apart.

Przede wszystkim jest to cyfrowa integracja.

First of all, it is digital integration.

Współczesne kalendarze, takie, które zapewnia Google czy Microsoft, są częścią pakietów aplikacji i umożliwiają integrację z innymi narzędziami.

Modern calendars, such as those provided by Google or Microsoft, are part of application suites and allow integration with other tools.

Mogą też wyświetlać kalendarze z innych aplikacji i narzędzi.

They can also display calendars from other applications and tools.

Kolejnym elementem jest dostępność na różnych urządzeniach.

The next element is accessibility on different devices.

Kalendarze są dostępne na różnych platformach, takich jak komputery, smartfony,

Calendars are available on various platforms, such as computers, smartphones,

tablety. Dzięki temu możemy mieć dostęp do naszych planów i terminów w każdym miejscu i o każdej porze,

tablets. Thanks to this, we can have access to our plans and schedules anywhere and at any time,

co pozwala na lepsze zarządzanie czasem.

which allows for better time management.

Współdzielenie i współpraca.

Sharing and collaboration.

Kalendarze cyfrowe umożliwiają współdzielenie planów i terminów z innymi osobami, co jest niezwykle przydatne w pracy zespołowej.

Digital calendars allow for the sharing of plans and deadlines with others, which is extremely useful in teamwork.

Możemy też udostępniać swoje terminy i wydarzenia, aby inni mogli zobaczyć naszą dostępność.

We can also share our schedules and events so that others can see our availability.

Co ułatwia planowanie spotkań czy wydarzeń.

What makes planning meetings or events easier.

Kolejnym elementem jest automatyzacja i powiadomienia.

The next element is automation and notifications.

Współczesne kalendarze oferują funkcje automatyzacji, powiadomienia o nadchodzących terminach, przypomnienia czy ustawianie powtarzalnych wydarzeń.

Modern calendars offer automation features, notifications for upcoming deadlines, reminders, and the ability to set recurring events.

Dzięki temu możemy uniknąć opóźnień czy zapomnianych spotkań.

Thanks to this, we can avoid delays or missed meetings.

W końcu personalizacja.

Finally, personalization.

Pozwalają na dostosowanie ich wyglądu, funkcji według naszych preferencji.

They allow us to customize their appearance and functions according to our preferences.

Jeśli ustawiamy kalendarze związane z zadaniami, ma to kluczowe znaczenie, ponieważ możemy wskazać konkretne zadania, które w danym kalendarzu mają się znaleźć.

If we set up calendars related to tasks, it is crucial because we can specify the particular tasks that are to be included in that calendar.

Więc będą dotyczyły one konkretnych problemów.

So they will pertain to specific issues.

Projektów, konkretnych szablonów, bądź realizacji przez konkretne osoby, jeżeli zarządzamy zespołem.

Projects, specific templates, or implementations by specific individuals if we are managing a team.

Wszyscy chyba już rozumiemy różnicę, jaka zaszła i ewolucję kalendarza względem tradycyjnego książkowego notatnika.

I think we all understand the difference that has occurred and the evolution of the calendar compared to a traditional book notebook.

Jednym z kluczowych elementów zarządzania czasem i zarządzania kalendarzem może być metoda bloków czasowych.

One of the key elements of time management and calendar management can be the time blocking method.

Jest ona ściśle powiązana z zarządzaniem priorytetami.

It is closely tied to priority management.

Zarządzanie w dzisiejszym zaganianym świecie jest bardzo istotne.

Management in today's hectic world is very important.

Bloki pozwalają podzielić dzień na segmenty, czyli właśnie bloki, z których każdy jest przeznaczony na konkretne zadania lub kategorie zadań.

Blocks allow you to divide the day into segments, which are precisely blocks, each designated for specific tasks or categories of tasks.

Może to obejmować bloki czasu przeznaczone na prace kreatywne, administracyjne, spotkania, a nawet na odpoczynek czy aktywność.

This may include time blocks allocated for creative work, administrative tasks, meetings, and even for rest or activities.

Ta technika pomaga w skoncentrowaniu się na jednym zadaniu w danym momencie, co zwiększa efektywność i pomaga unikać wielozadaniowości.

This technique helps to focus on one task at a time, which increases efficiency and helps to avoid multitasking.

Zarządzanie priorytetami polega na ustawianiu zadań według ich ważności i pilności.

Prioritization management involves arranging tasks according to their importance and urgency.

Najważniejsze i najpilniejsze zadania powinny być wykonane oczywiście jako pierwsze.

The most important and urgent tasks should be done first, of course.

Jest to bardzo często reprezentowane przez matrycę Eisenhowera, gdzie zadania są podzielone na cztery kategorie.

It is often represented by the Eisenhower matrix, where tasks are divided into four categories.

Ważne i pilne, ważne ale niepilne, nieważne ale pilne, nieważne i niepilne.

Important and urgent, important but not urgent, unimportant but urgent, unimportant and not urgent.

Jak te dwie techniki działają razem?

How do these two techniques work together?

Po ustaleniu priorytetów bloki czasowe mogą być wykorzystane do ich realizacji w praktyce.

After setting the priorities, time blocks can be used to implement them in practice.

Przykładowo możemy zdecydować, że nasze najważniejsze i najpilniejsze zadania,

For example, we can decide that our most important and urgent tasks,

będą wykonywane w pierwszym bloku czasowym każdego dnia,

will be carried out in the first time block of each day,

kiedy nasza energia i koncentracja są zazwyczaj na najwyższym poziomie.

when our energy and concentration are usually at their highest level.

Bardziej długofalowe, ale również ważne zadania, z kwadratu ważne ale niepilne,

More long-term, but also important tasks, from the quadrant of important but not urgent.

mogą być następnie zaplanowane na kolejne bloki czasowe.

They can then be scheduled for subsequent time slots.

Te zadania często wymagają skupienia uwagi i strategicznego myślenia,

These tasks often require focus and strategic thinking,

więc mogą być najlepiej realizowane w spokojnych momentach dnia.

So they can be best carried out in the quiet moments of the day.

Zadania ważne ale pilne można umieścić w blokach czasowych później w ciągu dnia,

Important but urgent tasks can be scheduled in time blocks later in the day.

chociaż te zadania mogą wydawać się naglące,

although these tasks may seem urgent,

często nie przyczyniają się do naszych długoterminowych celów

often do not contribute to our long-term goals

i mogą być odłożone na później bez negatywnych konsekwencji.

and can be postponed without negative consequences.

Ewentualnie mogą być to zadania, które warto zdelegować.

Alternatively, they may be tasks that are worth delegating.

O tym był cały odcinek, więc zapraszam do jego odsłuchania.

That was the entire episode, so I invite you to listen to it.

Na końcu zadania nieważne i niepilne powinny być umieszczone w ostatnich blokach czasowych

At the end of the task, non-urgent and unimportant items should be placed in the last time blocks.

lub nawet odrzucone, jeśli nie przyczynią się do naszych celów.

or even rejected if they do not contribute to our goals.

Istotne jest, aby pamiętać o planowaniu czasu na odpoczynek.

It is important to remember to schedule time for rest.

Nawet najbardziej efektywny system zarządzania,

Even the most efficient management system,

będzie niewiele warty, jeśli prowadzi do wypalenia.

it will be worth very little if it leads to burnout.

W blokach czasowych warto uwzględnić czas na regenerację

In time blocks, it is worth considering time for recovery.

i zadbać o równowagę pomiędzy pracą a życiem.

and to take care of the balance between work and life.

Idealnym uzupełnieniem bloków czasowych może być metoda Pomodoro.

The ideal complement to time blocks can be the Pomodoro technique.

Ponieważ kiedy mamy przydzielony blok czasowy, mamy wybrany priorytet,

Because when we have a designated time block, we have a chosen priority,

wiemy co musimy zrobić, to metoda Pomodoro jest techniką,

we know what we have to do, the Pomodoro technique is a method,

która pomaga zarządzać czasem.

which helps to manage time.

W kontekście bloków czasowych technika Pomodoro

In the context of time blocks, the Pomodoro technique.

może być używana do podziału każdego bloku,

it can be used to divide any block,

na krótsze interwały czasu.

for shorter time intervals.

Jest to szczególnie przydatne, jeśli jest trudność z koncentracją

It is especially helpful if there is difficulty concentrating.

przez dłuższy czas lub jeśli zadanie jest szczególnie duże

for a longer time or if the task is particularly large

i wymaga podziału na mniejsze, bardziej zarządzalne części.

and requires division into smaller, more manageable parts.

Jednym z kluczowych elementów metody Pomodoro jest fakt,

One of the key elements of the Pomodoro technique is the fact that

że krótkie przerwy pomagają utrzymać wysoki poziom koncentracji

that short breaks help maintain a high level of concentration

i zapobiegają wypaleniu.

and prevent burnout.

Dlatego jest to technika, która bardzo dobrze łączy się z filozofią bloków czasowych

That is why it is a technique that integrates very well with the philosophy of time blocks.

i może być używana do zwiększania efektywności zarządzania czasem.

and can be used to increase the efficiency of time management.

Pomodoro składa się z następujących kroków.

The Pomodoro consists of the following steps.

Wybierz zadanie do wykonania.

Choose a task to complete.

Ustaw minutnik na 25 minut.

Set the timer for 25 minutes.

Popracuj nad zadaniem aż minutnik zadzwoni.

Work on the task until the timer goes off.

Jeśli w trakcie pojawią się inne zadania lub rozproszenia,

If other tasks or distractions arise during the process,

zapisz je na liście, aby wrócić do nich później.

Add them to the list to return to them later.

Po zakończeniu 25 minut zrób krótką przerwę, na przykład 5 minut.

After finishing 25 minutes, take a short break, for example, 5 minutes.

Powtórz ten proces.

Repeat this process.

Po czterech takich pomidorkach zrób dłuższą przerwę,

After four such tomatoes, take a longer break.

na przykład 15, 20 bądź 30 minut.

for example 15, 20, or 30 minutes.

Powiedzieliśmy o kalendarzu,

We talked about the calendar,

jak on ewoluował, o blokach czasowych, priorytetach w metodzie Pomodoro.

how he evolved, about time blocks, priorities in the Pomodoro technique.

Ale to nie jest jeszcze wszystko.

But that's not all yet.

Regularne aktualizacje kalendarza są niezbędne do utrzymania skuteczności i precyzji zarządzania.

Regular updates to the calendar are essential for maintaining the effectiveness and accuracy of management.

Przede wszystkim umożliwia to na bieżąco dostosowywanie priorytetów i bloków do zmieniających się okoliczności,

First of all, it allows for ongoing adjustment of priorities and blocks to changing circumstances.

zarówno w kontekście osobistych obowiązków, jak i zadań zespołowych.

both in the context of personal responsibilities and team tasks.

Dodatkowo regularne przeglądy kalendarza mogą pomóc w identyfikacji potencjalnych problemów lub konfliktów,

Additionally, regular calendar reviews can help identify potential problems or conflicts.

zanim staną się one krytyczne.

before they become critical.

Na przykład jeśli zauważysz, że nadchodzący tydzień jest szczególnie obciążony zadaniami,

For example, if you notice that the upcoming week is particularly overloaded with tasks,

możesz zdecydować o przesunięciu niektórych, mniej pilnych obowiązków na później

You can decide to postpone some of the less urgent tasks for later.

lub zastosować techniki zarządzania priorytetami, o których już wspomnieliśmy.

or apply the priority management techniques we have already mentioned.

Wyzwanie w zarządzaniu zespołem to komunikacja i delegowanie zadań.

The challenge in team management is communication and task delegation.

Komunikacja jest kluczowa, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco z obowiązkami i terminami.

Communication is key to ensuring that all team members are up to date with their responsibilities and deadlines.

W tym kontekście kalendarz może służyć jako narzędzie do współpracy,

In this context, the calendar can serve as a tool for collaboration.

wspólnej organizacji i koordynacji.

joint organization and coordination.

Skoro znamy już teorie, przejdźmy do praktyki.

Now that we know the theory, let's move on to the practice.

Wdrożenie kalendarza jako narzędzia do poprawy efektywności pracy zespołu jest to decyzja strategiczna.

The implementation of a calendar as a tool to improve team efficiency is a strategic decision.

Jest kilka elementów, na które należy zwrócić tutaj uwagę.

There are several elements to pay attention to here.

Po pierwsze jest to wybór odpowiedniego narzędzia.

First of all, it is about choosing the right tool.

Kolejnym etapem, jak już będziemy mieli wybrane narzędzie, jest ustalenie zasad korzystania.

The next step, once we have selected the tool, is to establish the rules for its use.

Możemy się zastanowić nad tym, jak będziemy z niego korzystać.

We can think about how we will use it.

Tutaj podam przykład.

Here I will give an example.

Jeżeli zarządzamy zespołem, możemy ustalić,

If we manage a team, we can establish,

że skoro pracujemy od 8 do 16, to między 8 a 8.45 cały zespół ma blog,

that since we work from 8 to 4, the whole team has a break between 8 and 8:45.

w którym pracuje z mailami od klientów.

in which I work with emails from clients.

Te, które spłynęły po południu poprzedniego dnia bądź rano danego dnia.

Those that flowed down in the afternoon of the previous day or in the morning of that day.

W ten sposób wszyscy są zaangażowani w podobną czynność, nie przeszkadzają sobie nawzajem.

In this way, everyone is engaged in a similar activity and does not disturb each other.

Następnie możemy mieć blog, w którym omawiamy wyniki bądź plany na dany dzień,

Next, we can have a blog where we discuss the results or plans for the day.

w zależności od typu naszej organizacji.

depending on the type of our organization.

Możemy również ustalić, że nie planujemy nic pomiędzy np. 10 a 15.

We can also agree that we are not planning anything between, for example, the 10th and the 15th.

Bez względu na to, co ustalimy, następnym punktem jest szkolenie i wsparcie.

Regardless of what we establish, the next point is training and support.

Wszyscy członkowie zespołu muszą być zaznajomieni z funkcjami i trybem działania,

All team members must be familiar with the functions and mode of operation.

związanym z kalendarzem, który będziemy używać.

related to the calendar that we will be using.

Może to wymagać organizacji właśnie krótkiego szkolenia, instruktażu,

This may require organizing a brief training session or instruction.

no i czasami zapewnienia wsparcia technicznego.

Well, and sometimes assurances of technical support.

Po tym, jak wybraliśmy narzędzie, ustaliliśmy zasady korzystania,

After we selected the tool, we established the rules for its use,

przeprowadziliśmy szkolenie i wsparliśmy naszych ludzi,

we conducted training and supported our people,

że wiedzą, jak z tego korzystać, należy wprowadzić coś takiego jak monitorowanie.

that they know how to use it, something like monitoring should be introduced.

To jest naturalne, że musimy sprawdzić, jak to działa.

It is natural that we need to check how it works.

Czy ułatwia komunikację i delegowanie zadań?

Does it facilitate communication and task delegation?

Czy są jakieś problemy lub wyzwania, które należy rozwiązać,

Are there any problems or challenges that need to be addressed?

o których nie pomyśleliśmy, bądź nie przewidzieliśmy ich wcześniej,

that we did not think of or did not foresee earlier,

bądź po prostu pojawiły się w trakcie?

or just appeared during?

I tu dochodzimy do piątego punktu, jakim jest poprawa.

And here we come to the fifth point, which is improvement.

Na podstawie takich informacji i obserwacji kalendarz, sposób jego korzystania

Based on such information and observations, the calendar, its usage.

może być poprawiany tak, żeby lepiej służył osiąganiu wspólnych celów zespołu.

It can be improved to better serve the achievement of the team's common goals.

Zorganizowany sposób korzystania z kalendarza

Organized way of using the calendar

może przynieść wiele korzyści dla organizacji.

It can bring many benefits to the organization.

Doszliśmy do końca naszego dzisiejszego odcinka,

We have reached the end of our episode today,

ale to nie koniec działania do lepszego zarządzania czasem i efektywności.

but this is not the end of our efforts for better time management and efficiency.

Dzisiaj mówiłem o roli kalendarza w zarządzaniu zadaniami oraz codziennej pracy.

Today I talked about the role of the calendar in task management and daily work.

Zachęcam Was do aktywnego planowania swojego czasu i zadań.

I encourage you to actively plan your time and tasks.

Pamiętajcie, że dobrze zorganizowany kalendarz

Remember that a well-organized calendar

to nie tylko narzędzie do zarządzania czasem.

It is not just a time management tool.

To także sposób na osiągnięcie lepszego balansu pracy.

It's also a way to achieve a better work-life balance.

Dajcie sobie szansę na odkrycie,

Give yourselves a chance to discover.

jak dużo możecie zyskać dzięki tej prostej, ale potężnej technice.

how much you can gain from this simple yet powerful technique.

Dziękuję za wysłuchanie dzisiejszego odcinka.

Thank you for listening to today's episode.

Jeśli chcielibyście być na bieżąco z aktualizacjami,

If you would like to stay updated with the latest news,

zapraszamy na nasz profil LinkedIn.

we invite you to our LinkedIn profile.

Wystarczy wyszukać Fortask.

Just search for Fortask.

Do usłyszenia za dwa tygodnie.

Talk to you in two weeks.