Półautomatyzacje - czym są i dlaczego warto je wdrażać

Cześć, tu Kuba Masztalski, witam Cię w podcaście Automatyzacja i AI w biznesie.

Hi, this is Kuba Masztalski, welcome to the podcast Automation and AI in Business.

Jestem właścicielem firmy ProAutomator, która zajmuje się automatyzacją procesów biznesowych w małych i średnich firmach.

I am the owner of ProAutomator, a company that specializes in automating business processes in small and medium-sized enterprises.

A w tym podcaście dzielę się wiedzą o tym, jak automatyzacje i sztuczna inteligencja mogą wzmacniać firmę w obszarach marketingu, sprzedaży i back-office.

In this podcast, I share knowledge about how automation and artificial intelligence can strengthen a business in the areas of marketing, sales, and back-office.

Zaczynamy!

Let's get started!

Półautomatyzacje. Czym są i dlaczego warto je wdrażać?

Semi-automations. What are they and why is it worth implementing them?

Na wstępie powiem od razu, że półautomatyzacje to taki termin, który ja trochę sam sobie wymyśliłem na własne potrzeby,

To begin with, I will say right away that "semi-automation" is a term that I kind of invented for my own needs.

czy bardziej przyporządkowałem do automatyzacji procesów biznesowych.

Did I assign it more to the automation of business processes?

No bo funkcjonują takie pojęcia jak półautomatyzacja.

Well, there are concepts like semi-automation.

Automatyczna skrzynia biegów, półautomatyczna klimatyzacja.

Automatic gearbox, semi-automatic air conditioning.

Natomiast nie spotkałem się z tym, żeby w przypadku automatyzacji procesów wykorzystywano taki termin jak półautomatyzacja czy półautomatyzację.

However, I have not encountered the use of such terms as semi-automation or semi-automated in the case of process automation.

Mamy w języku angielskim takie dosyć wdzięczne pojęcie jak semi-automation, czyli taka częściowa automatyzacja.

We have a quite graceful concept in English called semi-automation, which means partial automation.

Coś pomiędzy w pełni manualnym działaniem, ręcznym klikaniem, a pełną automatyzacją.

Something between fully manual operation, manual clicking, and full automation.

No i to jest koncepcja, którą chciałbym Wam dzisiaj przybliżyć.

And this is the concept that I would like to present to you today.

To znaczy nie automatyzowanie procesu w pełni, a częściowa jego automatyzacja, która zakłada jeszcze jakieś manualne działanie wykonywane przez człowieka na różnych etapach.

This means not fully automating the process, but rather partially automating it, which still requires some manual actions performed by a human at various stages.

No i właśnie z różnych względów tą interakcję człowieka, to działanie człowieka często warto...

Well, for various reasons, this interaction of humans, this action of humans is often worth...

...w procesach biznesowych zostawić.

...leave in business processes.

Ona może mieć miejsce na różnych etapach takiego procesu.

It can take place at various stages of such a process.

To może być początek procesu, wyzwalacz automatyzacji, który jest uruchamiany ręcznie, na przykład poprzez kliknięcie przycisku.

This could be the beginning of the process, an automation trigger that is activated manually, for example by clicking a button.

Może to być interakcja w trakcie, to znaczy automatyzacja zatrzymuje się w pewnym momencie i czeka na weryfikację czy przetworzenie przez człowieka, zatwierdzenie.

It can be an interaction in progress, meaning the automation stops at a certain point and waits for verification or processing by a human, approval.

I później działa sobie dalej.

And then it continues to function.

Lub ta ingerencja człowieka może też mieć miejsce na końcu takiego procesu.

Or this human intervention can also take place at the end of such a process.

Może to być ostatnia, kluczowa akcja.

This could be the last, crucial action.

Taki nazwijmy to stempel, który człowiek na przykład daje przygotowanej wcześniej treści przez automatyzację, sztuczną inteligencję.

Let's call it a stamp that a person, for example, applies to content prepared earlier by automation, artificial intelligence.

I ona wtedy dopiero jest zatwierdzona, może zostać dla przykładu wysłana do klienta.

And only then is it approved, it can be sent to the client, for example.

No i właśnie przejdźmy w takim razie do...

Well, let's move on to...

...przykładów półautomatyzacji.

...examples of semi-automation.

I chciałbym Wam tutaj podać pięć takich sytuacji, w których zastosowanie półautomatyzacji może być uzasadnione.

I would like to present five situations here in which the use of semi-automation may be justified.

A na koniec przedstawię korzyści, dlaczego warto w ten sposób podchodzić do automatyzacji procesów biznesowych, z jakimi pozytywnymi zjawiskami się to wiąże.

And finally, I will present the benefits of why it is worthwhile to approach business process automation in this way, along with the positive phenomena it entails.

Zaczynając od przykładów.

Starting with examples.

Pierwszym mogą być odpowiedzi na zapytania ofertowe.

The first could be responses to inquiries for quotes.

Zapytania ofertowe klientów, potencjalne leady wpadają nam do określonej skrzynki mailowej, na przykład przez formularz, no i wtedy mamy już taką treść tego zapytania ofertowego, o co pyta nas potencjalny klient, jaką ma potrzebę czy problem.

Customer inquiries and potential leads come into a specific email inbox, for example through a form, and then we have the content of that inquiry, what the potential client is asking us about, what their needs or problems are.

No i pojawia już się tutaj taka pokusa, żeby z automatu taką odpowiedź do tego klienta wysłać, bazując na sztucznej inteligencji i tym...

And now there's a temptation to automatically send such a response to this client, based on artificial intelligence and that...

...jaką...

...what kind of...

...jaką ma wiedzę o naszej firmie, naszych usługach czy produktach.

...what knowledge she has about our company, our services, or products.

Natomiast jest to dobry przykład na to, że tutaj sztuczna inteligencja w automatyzacji może nam już przygotować draft takiej odpowiedzi dla klienta i trafia on do handlowca.

This is a good example that artificial intelligence in automation can already prepare a draft of such a response for the client, which then goes to the salesperson.

Handlowiec może zweryfikować tą treść, dać właśnie tutaj taki swój stempel jakości, nazwijmy to, dla tej odpowiedzi.

The salesperson can verify this content and provide their quality stamp right here, let's call it, for this response.

No i wtedy dopiero taka odpowiedź.

And then only such a response.

...na zapytanie wypływa do klienta.

...to the inquiry flows to the client.

Oczywiście nie wyklucza to też w pełni automatycznego działania na takiej zasadzie, że automatyzacja od razu wysyła maila o treści i dziękujemy za zapytanie, zajmujemy się nim, wkrótce nasz handlowiec się z tobą skontaktuje.

Of course, this does not rule out fully automated action, such that the automation immediately sends an email saying thank you for your inquiry, we are handling it, and our sales representative will contact you soon.

To jedno, ale taka bardziej spersonalizowana odpowiedź, ona też może już być właśnie w półautomatyczny sposób przygotowana i przesłana do klienta w kolejnym kroku.

That's one thing, but a more personalized response can also be prepared and sent to the client in a semi-automated way in the next step.

No i...

Well and...

Przygotowanie czy przetwarzanie treści to jest taki wdzięczny temat dla półautomatyzacji nie tylko w sprzedaży, ale również w marketingu.

Preparing or processing content is a topic well-suited for semi-automation not only in sales but also in marketing.

Tutaj kiedy przygotowujemy treści dla przykładu na social media czy bloga firmowego, również możemy sobie ułatwić zadanie dzięki automatyzacji, która będzie nam przygotowywała koncepcję, plan czy nawet draft takiej treści.

Here, when we prepare content for example for social media or a company blog, we can also make our task easier through automation, which will prepare a concept, plan, or even a draft of such content for us.

Natomiast to człowiek nadaje temu ostateczny szlif.

However, it is the person who gives it the final polish.

Czasami mniejszy, czasami większy. Ta treść może wymagać bardziej lub mniej gruntownych przeróbek, ale już mamy obniżony przez automatyzację połączoną ze sztuczną inteligencją próg wejścia w tworzenie takiej treści.

Sometimes smaller, sometimes bigger. This content may require more or less thorough modifications, but we already have a lower entry threshold for creating such content thanks to automation combined with artificial intelligence.

No a jak wiemy, często właśnie z tym pomysłem jest najtrudniej, z rozpoczęciem jest najtrudniej, a później już jest troszkę z górki, no i właśnie to jest coś, gdzie taka półautomatyzacja nie w pełni tego procesu przygotowania treści,

Well, as we know, it is often the idea that is the hardest, starting is the hardest part, and then it gets a little easier, and this is where such semi-automation does not fully cover the content preparation process.

ale częściowo...

but partially...

Może być bardzo pomocna.

It can be very helpful.

Kolejnym przykładem mogą być faktury.

Another example could be invoices.

No i często wysyłka faktur dla klientów, ona odbywa się w sposób w pełni ręczny, te faktury są manualnie wystawiane, są pobierane, załączane do maila, wysyłane, to wszystko dzieje się ręcznie.

Well, very often the sending of invoices to clients is done in a completely manual way; these invoices are issued manually, downloaded, attached to emails, and sent—all of this happens manually.

Jest to jeden z najlepszych procesów do zautomatyzowania, no bo po prostu jest bardzo powtarzalny, jest żmudny i najczęściej zajmuje...

This is one of the best processes to automate, because it is simply very repetitive, it is tedious, and it usually takes...

Sporo czasu, a można go w pełni zautomatyzować.

A lot of time, and it can be fully automated.

No ale właśnie, czy zawsze warto w pełni automatyzować taki proces?

Well, is it always worth fully automating such a process?

Często docelowo tak, ale takim pośrednim stanem właśnie może być półautomatyzacja i dzięki wdrożeniu takiej półautomatyzacji, kiedy ta faktura jest przygotowywana w systemie księgowym i na przykład pobierana do odpowiedniego folderu, czy też załączana do draftu maila,

Often yes, but an intermediate state could be semi-automation, and by implementing such semi-automation, when the invoice is prepared in the accounting system and, for example, saved to the appropriate folder or attached to a draft email.

to jest bardzo ważny proces.

This is a very important process.

Natomiast sama wysyłka tej faktury po pierwsze nie odbywa się bez weryfikacji i można tutaj wyłapać ewentualne błędy, które automatyzacja mogła popełnić, co jest szczególnie istotne na początku funkcjonowania takiej automatyzacji.

However, the sending of this invoice does not take place without verification, and potential errors that automation may have made can be identified here, which is particularly important at the beginning of the operation of such automation.

Kiedy mamy już co prawda przetestowane funkcjonowanie takiej automatyzacji, tego procesu, wiemy, że on działa poprawnie, natomiast choćbyśmy zrobili jak?

When we have already tested the functioning of such automation, this process, we know that it works correctly, however, no matter how we did it?

Najszersze testy, jak najbardziej dogłębne, no to nie jesteśmy w stanie wychwycić wszystkich przypadków, kiedy ta automatyzacja może niepoprawnie zadziałać, zwłaszcza jeśli mamy bardziej złożone produkty, bardziej złożone usługi, wielu klientów, to taka półautomatyzacja, która jest uruchamiana po kliknięciu przycisków, a która jest przygotowywana, jesteśmy tutaj na początku tego procesu, ale i na jego końcu, kiedy nie jest od razu wysyłana ta faktura do klienta,

The widest tests, as in-depth as possible, still cannot capture all cases when this automation might not function correctly, especially when we have more complex products, more complex services, and many customers. This kind of semi-automation, which is triggered by clicking buttons and is being prepared, we are at the beginning of this process, but also at its end, when the invoice is not immediately sent to the client.

a ona jest przygotowana.

and she is prepared.

I ona pomaga wychwycić nam potencjalne błędy, potencjalne nieścisłości, które możemy sobie dopracować i dopiero wtedy przejść na w pełni zautomatyzowany proces.

And she helps us catch potential errors, potential discrepancies that we can refine, and only then move on to a fully automated process.

Kolejnym punktem jest raportowanie, no i to jest taki bardzo wdzięczny temat, zwłaszcza w sprzedaży i w obsłudze klienta, ale także w wewnętrznym raportowaniu, no to często zajmuje ogrom czasu i super jest takie raportowanie, jak najbardziej zautomatyzowane,

The next point is reporting, and this is a very rewarding topic, especially in sales and customer service, but also in internal reporting; it often takes a lot of time, and automated reporting is definitely great.

oszczędza to mnóstwo czasu, mnóstwo frustracji, bo to zazwyczaj jest taka też żmudna, manualna praca, natomiast w momencie, kiedy raportujemy dla klientów, to warto rozważyć takie podejście też półautomatyczne, kiedy to automatyzacja zbiera dla przykładu różne dane, statystyki, to sprawdza się w szczególności w przypadku firm usługowych, agencji digitalowych, marketingowych, różnego rodzaju,

It saves a lot of time, a lot of frustration, because it is usually such tedious, manual work, however, when we report for clients, it is worth considering a semi-automatic approach, where automation collects, for example, various data, statistics, which works particularly well in the case of service companies, digital agencies, and marketing agencies of various kinds.

i wtedy takie statystyki tego, co zrobiliśmy dla klienta, one mogą być zebrane przez automatyzację, natomiast taki ostateczny szlif nadaje znowuż dany specjalista, który obsługuje tego klienta, on może spojrzeć na te statystyki, on może dodać swój komentarz, swoją opinię, rekomendacje, oczywiście one też mogą być przygotowane przez sztuczną inteligencję wstępnie, natomiast nie idą od razu do klienta, tylko znowuż tutaj mamy ten raport przygotowywany,

And then such statistics of what we have done for the client can be collected through automation; however, the final polish is applied by a specific specialist who serves that client. They can look at these statistics, provide their comments, opinions, and recommendations. Of course, they can also be initially prepared by artificial intelligence; however, they do not go directly to the client, but again, we have this report being prepared here.

dla danego specjalisty tworzony jest draft, a on nadaje temu ostateczny szlif.

A draft is created for a given specialist, and they give it the final polish.

I ostatnim przykładem, o którym chciałbym opowiedzieć, gdzie mogą sprawdzić się półautomatyzacje, ale oczywiście nie jest to zbiór zamknięty, bo te półautomatyzacje to w ogóle jest takie podejście, które moim zdaniem warto stosować, a dlaczego to powiem już za chwilę, natomiast tym ostatnim przykładem, o którym chciałbym opowiedzieć są publikacje w social media.

And the last example I would like to discuss, where semi-automations can be effective, although of course this is not an exhaustive list, because these semi-automations represent an approach that I believe is worth using, and I will explain why in just a moment, is publications on social media.

No i tutaj też możemy planować sobie taki w pełni zautomatyzowany proces, to znaczy mamy różne treści przygotowane do publikacji w social media, ułożone w kalendarzu, które z automatą wrzucą nam się na konkretne kanały typu Instagram, Facebook, LinkedIn, ale właśnie nie jest to w pełni automatyczny proces, a bardziej taki półautomatyczny czy częściowo automatyczny,

Well, here we can also plan a fully automated process, meaning we have various content prepared for publication on social media, organized in a calendar, which will automatically post to specific channels like Instagram, Facebook, LinkedIn, but it is not a fully automated process; it's more of a semi-automated or partially automated one.

no bo to my decydujemy, czy...

because it's us who decide whether...

specjalista od social media, od marketingu decyduje, kiedy danego rodzaju treść ma zostać opublikowana, no i można tutaj zadecydować właśnie w taki sposób, żeby te treści nie następowały jedna po drugiej w podobnej tematyce, tylko żeby to troszkę wymieszać, żeby też testować różne dni, różne pory dnia, żeby sprawdzić, no po prostu jak te treści się klikają, jakie reakcje wywołują,

a social media specialist, a marketing expert decides when a particular type of content should be published, and one can decide in such a way that these contents do not follow one after another in similar themes, but rather mix them up a bit, to also test different days, different times of day, to see how these contents perform, what reactions they evoke.

w zależności od tego...

depending on that...

kiedy je publikujemy, w zależności jakiego rodzaju jest to treść, także tu też nie oddajemy w pełni sterów automatyzacji, chociaż byłoby to możliwe, teoretycznie możemy wyznaczyć sobie jakieś stałe godziny publikacji, stałe dni tygodnia, natomiast moim zdaniem warto jest tutaj eksperymentować, warto jest tutaj zachować nad tym częściowo kontrolę i poza aspektem przygotowania treści, o którym już mówiłem, to na przykład taki proces publikacji też jeszcze sobie...

When we publish it, depending on what type of content it is, we also do not fully relinquish the controls of automation here, although it would be possible; theoretically, we can set some fixed publishing hours, fixed days of the week. However, in my opinion, it's worth experimenting here, it's worth maintaining partial control over this, and besides the aspect of content preparation that I've already mentioned, this publishing process is also something we should...

kontrolować po części manualnie, a oczywiście już automatyzacja zajmuje się tym, żeby to w ogóle zostało wrzucone do danego social medium, nie musimy się tam logować, nie musimy tam klikać utwórz post, bo tym już zajmuje się automat.

to control partly manually, and of course automation takes care of putting it into the specific social media, we don’t have to log in there, we don’t have to click create post, because that's already taken care of by the system.

No i teraz kilka korzyści, dlaczego warto korzystać z półautomatyzacji, część z nich już wybrzmiała w tych przykładach, które wam przedstawiałem, natomiast nie wszystkie.

Now, here are a few benefits of why it's worth using semi-automation; some of them have already been mentioned in the examples I presented to you, but not all of them.

Część.

Hello.

Część może być troszkę mniej oczywistych i od takiej mniej oczywistej korzyści chciałbym zacząć, zauważcie, że w półautomatyzacjach angażujemy ludzi, angażujemy zespół, który niejako współtworzy te automatyzacje, nawet taka interakcja jak gdzieś kliknięcie przycisku uruchomienia automatyzacji, no też jednak wymaga wiedzy, kiedy to zrobić, jakie dane muszą wcześniej być dostępne, żeby taką automatyzację uruchomić,

Some parts may be slightly less obvious, and I would like to start with such a less obvious benefit. Notice that in semi-automation, we engage people; we involve a team that somehow co-creates these automations. Even such an interaction as clicking the start button for automation still requires knowledge about when to do it and what data must be available beforehand to launch such automation.

aż poprzez taką interakcję, która jest troszkę głębsza i wymaga poświęcenia troszkę większej ilości czasu, jak weryfikacja treści, przetworzenie jej, no ale tutaj mamy taką zaletę, że wtedy angażujemy po pierwsze tego specjalistę, po drugie on jest w stanie dać swój unikalny wkład w taką automatyzację, w tym przypadku treści, które tworzymy i no nie tworzymy wtedy treści, które po prostu wyglądają jak stworzone,

only through such interaction, which is a bit deeper and requires dedicating a bit more time, like verifying the content, processing it, but here we have the advantage that we engage, firstly, that specialist, and secondly, he is able to provide his unique contribution to such automation, in this case, the content we create, and we do not create content that simply looks like it was created.

przez sztuczną inteligencję, im oryginalniejsze one będą, to tym też cenniejsze, taki trend zapewne będzie się pogłębiał w najbliższych miesiącach i latach przez tą ekspansję sztucznej inteligencji.

Through artificial intelligence, the more original they are, the more valuable they will be; this trend will probably deepen in the coming months and years due to the expansion of artificial intelligence.

Zaangażowanie zespołu sprawia, że mamy większą szansę na to, żeby ludzi przekonać do automatyzacji, żeby byli do niej pozytywnie nastawieni, żeby zobaczyli, że mają nad tym kontrolę do pewnego stopnia i że to im służy,

The team's engagement makes it more likely that we can convince people to embrace automation, to be positively inclined towards it, to see that they have some degree of control over it, and that it serves their needs.

a nie jest tak jakby tworzone poza nimi, że te automatyzacje nie są gdzieś tam poza ich w ogóle orbitą i jest to moim zdaniem taka kluczowa zaleta półautomatyzacji, ale też dzięki temu, że ten zespół jest zaangażowany, to mamy drugą korzyść, o wiele łatwiej jest nam wyłapać błędy takiej automatyzacji, no bo w momencie, kiedy ktoś rzeczywiście nad tym jeszcze musi troszkę przysiąść, wykonać interakcję,

it's not as if it's created outside of them, that these automations are not somewhere beyond their orbit at all, and in my opinion, that's a key advantage of semi-automation. But also because the team is engaged, we have a second benefit: it's much easier for us to catch errors in such automation, because at the moment when someone really has to sit down a bit, to perform an interaction,

no to też o wiele większa jest szansa na to, zwłaszcza,

well, there is also a much greater chance of that, especially,

że na początkowych etapach wdrażania automatyzacji, że wyłapie potencjalne błędy i podzieli się z nimi, czy to w zespole, czy u zewnętrznego usługodawcy, który takie automatyzacje wdraża, że po prostu takie błędy występują i trzeba te przypadki odpowiednio zaadresować.

that in the early stages of implementing automation, it will catch potential errors and share them, whether within the team or with an external service provider that implements such automations, that such errors simply occur and these cases need to be appropriately addressed.

Dzięki temu mamy też trzecią korzyść, wyłapujemy tak zwane edge case'y, czyli takie mało prawdopodobne przypadki, które ciężko jest przewidzieć, no ale jednak występują, zawsze zdarzy się jakieś niebezpieczeństwo.

Thanks to this, we also have a third benefit: we catch the so-called edge cases, which are unlikely scenarios that are difficult to predict, but they do occur; there will always be some danger.

Niestandardowy proces, niestandardowy klient, niestandardowy produkt, który dostarczamy, no który też taka automatyzacja powinna obsłużyć, a nie zostało to wcześniej wyłapane, zdiagnozowane na etapie przygotowywania takiej automatyzacji, czy testowania jej.

Non-standard process, non-standard client, non-standard product that we deliver, which such automation should also handle, and this was not caught or diagnosed earlier during the preparation stage of such automation or its testing.

Czwarta korzyść, o której już wspomniałem, także teraz króciutko, to zapewniamy ludzki charakter tam, gdzie angażujemy sztuczną inteligencję, czyli w momencie, kiedy wszelkiego rodzaju treści są przesłane.

The fourth benefit, which I have already mentioned, also briefly now, is that we ensure a human character wherever we engage artificial intelligence, which is at the moment when all kinds of content are submitted.

Jeżeli jest AI przygotowywane, no to tutaj tą kierownicę, kontrolę, szczególnie na ostatnim etapie, warto jest oddać człowiekowi, żeby po prostu ta treść miała ludzki charakter.

If AI is being prepared, then at this stage, it's worth handing over the steering wheel, the control, especially in the final phase, to a human, so that the content simply has a human character.

No i ostatnia korzyść, ona też wiąże się z zespołem, to znaczy dajemy poczucie kontroli, zwłaszcza w przypadku zespołów, które dotychczas nie miały wiele do czynienia z automatyzacjami, jest to istotne, bo pozwala tak krok po kroku,

And the last benefit, it is also related to the team, that is, we provide a sense of control, especially in the case of teams that have not had much to do with automation so far, this is important because it allows step by step,

wdrażać te automatyzacji bez stworzenia od razu bardzo dużego oporu w zespole, jest to niezwykle istotne w takich organizacjach właśnie, które dopiero zaczynają gdzieś swoją przygodę z automatyzacjami.

Implementing these automations without immediately creating significant resistance within the team is extremely important in organizations that are just starting their journey with automation.

No i tutaj te półautomatyzacje są świetnym rozwiązaniem, może nie półśrodkiem, to moim zdaniem byłoby złe określenie, ale takim złotym środkiem na początku wdrażania automatyzacji.

Well, these semi-automations are a great solution here; maybe not a compromise, as I think that would be a poor choice of words, but rather a golden mean at the beginning of implementing automation.

Mam nadzieję, że przekonałem Cię do tego, że warto rozważyć taką koncepcję półautomatyzacji, nie we wszystkich procesach, czy może nawet nie w większości, ale na pewno znajdą się i w Twoim zespole, w Twojej firmie takie procesy, w których warto rozpocząć od półautomatyzacji, czy nawet docelowo korzystać z tego typu rozwiązań, a mogą także pojawić się również procesy, które są teraz już w pełni zautomatyzowane, ale z różnych zespołów.

I hope I have convinced you that it's worth considering the concept of semi-automation, not in all processes, or perhaps not even in most, but there will definitely be processes within your team, in your company, where it makes sense to start with semi-automation, or even ultimately utilize such solutions. There may also be processes that are already fully automated now, but from different teams.

Z tych względów wskazane byłoby wykonanie takiego kroku w tył i oddanie części kontroli nad tymi automatyzacjami zespołowi.

For these reasons, it would be advisable to take a step back and relinquish some control over these automations to the team.

Dzięki za Twoją uwagę, zachęcam Cię do śledzenia tego podcastu na platformie, z której korzystasz. Tymczasem cześć, do usłyszenia.

Thank you for your attention, I encourage you to follow this podcast on the platform you use. In the meantime, goodbye, see you next time.