Polityka prywatności. Ile mogą Cię kosztować BŁĘDY przy jej tworzeniu? Pierwszy dokument na stronie.

Hello, hello, hello! Witam Cię w kolejnym materiale. Dzisiaj porozmawiamy sobie o pięciu bardzo poważnych, typowych błędach przy konstruowaniu polityki prywatności, które mogą nas słono kosztować. Nie tylko pieniędzy, ale także stresu i energii. Zapraszam Cię serdecznie do kolejnego materiału.

Hello, hello, hello! Welcome to another material. Today we will talk about five very serious, typical mistakes in drafting privacy policies that can cost us dearly. Not only in terms of money but also stress and energy. I warmly invite you to the next material.

Błąd numer jeden to kopiowanie dokumentów ze stron innych osób, innych przedsiębiorców. I to kopiowanie może przybrać dwie formy. Bez zgody i za zgodą.

The number one mistake is copying documents from other people's sites, from other entrepreneurs. And this copying can take two forms: without consent and with consent.

Jeżeli chodzi o to kopiowanie za zgodą, to dzieje się to zwykle w ten sposób, że jedna z naszych koleżanek czy też kolegów wykupiła taki pakiet dokumentów gdzieś online albo zamówiła usługę indywidualną.

As for copying with consent, it usually happens like this: one of our female or male colleagues has purchased such a package of documents online or ordered an individual service.

Dokumentacja została sporządzona przez kancelarię i przesyłamy swoim koleżankom czy też kolegom takie dokumenty.

The documentation was prepared by the office, and we send such documents to our female and male colleagues.

Pamiętaj, że taka dokumentacja może być chroniona prawami autorskimi i warto uważać na takie sytuacje, aby po prostu nie była to niedźwiedzia przysługa w stosunku do osób, które po prostu lubimy.

Remember that such documentation may be protected by copyright, and it's worth being cautious in such situations to ensure it doesn't become a disservice to the people we simply like.

Druga sytuacja to jest moment, w którym my zdecydujemy się skopiować nasz regulamin, czy też politykę prywatności, czy jakikolwiek inny dokument ze strony internetowej naszej konkurencji.

The second situation is the moment when we decide to copy our terms and conditions, or privacy policy, or any other document from our competitor's website.

Tutaj bardzo często...

Here very often...

osobom, które dokonują takich zabiegów, czyli kopiuj-wklej, wydaje się, że te dokumenty mają charakter szablonów, że tak naprawdę one się niczym od siebie nie różnią, że osoba, która je stworzyła czy też zamówiła nie jest w stanie ich rozpoznać, bo one brzmią w każdym wypadku tak samo.

To people who carry out such procedures, that is, copy-paste, it seems that these documents are like templates, that in reality they do not differ from each other, and that the person who created or ordered them is not able to recognize them because they sound the same in every case.

I mówiąc bardzo kolokwialnie, jest to taki prawniczy bełkot, który ciągle i zawsze jest taki sam, więc nie warto tego zamawiać, prosić o sporządzenie, tylko możemy sobie wejść na stronę internetową naszej konkurencji i następnie to skopiować.

And speaking very colloquially, it’s such legal jargon that is always the same, so it’s not worth ordering it or asking for it to be drafted; we can just go to our competitor's website and then copy it.

Muszę Ci powiedzieć, czy też potrzebuję Ci powiedzieć zupełnie szczerze, że ja byłam w takich sytuacjach prawnych, biznesowych, zarówno stroną, która starała się reprezentować osobę, która była właśnie w ten sposób skopiowana przez konkurencję, jak również osobą, która skopiowała w ten sposób dokumenty ze strony swojego partnera biznesowego, swojej konkurencji, osoby, która działa na tym samym rynku.

I must tell you, or rather I need to tell you quite frankly, that I have been in legal and business situations where I was both a party trying to represent someone who had been copied in this way by a competitor, as well as the person who copied documents in this way from their business partner, their competitor, someone operating in the same market.

I powiem Ci zupełnie szczerze, że nie jest to warte zakupu.

And I will tell you honestly that it is not worth buying.

I cały ten proces dużo więcej kosztował przedsiębiorców, aniżeli zamówienie takich dokumentów po prostu w kancelarii adwokackiej, czy też po prostu zakupienie szablonu.

And the entire process cost entrepreneurs much more than just ordering such documents from a law firm or simply purchasing a template.

Był to ogromny stres, także związany z utratą wizerunku, bardzo często kryzysy PR-owe tutaj, trzeba było po prostu współpracować z osobą od PR-u, nie tylko z prawnikiem, żeby taką sytuację rozwiązać, ale także bardzo często te kwoty, które są negocjowane w ramach tych procesów,

It was a huge stress, also related to the loss of image, very often PR crises here required simply cooperating with the PR person, not just with the lawyer, to resolve such a situation, but also very often the amounts that are negotiated within these processes.

znacznie przewyższają wartość tych dokumentów.

significantly exceed the value of these documents.

I zarówno jedna, jak i druga strona często nie czuje się wygrana, mamy zaognienie sytuacji na rynku pomiędzy osobą, z którą działamy tak naprawdę i pływamy w tym samym morzu, bo oferujemy czy podobne usługi, czy też produkty, więc myślę, że nie warto.

Both sides often do not feel like winners; we have an escalation of the situation in the market between the person we are working with and who we are really swimming in the same sea with, as we offer either similar services or products, so I think it's not worth it.

I pamiętaj o tym, że to nie jest tak, że my nie jesteśmy w stanie, czy osoba, która zamawia te dokumenty, czy osoba, która je tworzy, że nie jest w stanie ich rozpoznać, bo bardzo często są tam takie zdania, takie słowa,

And remember that it’s not that we are unable, or that the person who orders these documents, or the person who creates them, is unable to recognize them, because very often there are sentences, such words there.

sformułowania albo nawet nasze jakieś analizy prawne osób, które tworzą takie dokumenty, które świadczą o tym, że właśnie to my jesteśmy autorami i tak jak nam się wydaje, patrząc na przykład na jakieś obrazy, rzeźby, czy też być może nawet na jakieś konstrukcje architektoniczne, że one są bardzo do siebie zbliżone, to jednak autor widzi te niuanse, więc nie warto ryzykować i tych wszystkich pieniędzy, ale także przede wszystkim stresu i czasu, który poświęcamy na ratowanie tej sytuacji.

formulations or even our own legal analyses of the people who create such documents, which serve as evidence that we are indeed the authors, and just as we perceive it when looking at, for example, some paintings, sculptures, or perhaps even some architectural constructions, that they are very similar to each other, the author sees these nuances, so it is not worth risking all that money, but also, above all, the stress and time that we dedicate to salvaging this situation.

Więc myślę, że jest to pierwszy poważny błąd przy tworzeniu między innymi polityk prywatności.

So I think this is the first serious mistake in creating, among other things, privacy policies.

Błąd numer dwa to niedostosowanie treści. Tak naprawdę w świecie online mamy takie dwa główne przypadki. Oczywiście nie jest to katalog zamknięty, ale to są dwa główne przypadki prowadzenia działalności.

Error number two is the mismatch of content. In the online world, we actually have two main cases. Of course, this is not a closed catalog, but these are the two main cases of conducting business.

Są to osoby, które tworzą swoje strony internetowe pełniące rolę takich wizytówek, mówią o tym, jaką mają ofertę, jaki mają cennik, ale tak naprawdę ta usługa, czy też sprzedaż jest wykonywana w świecie offline'owym.

These are people who create their websites that serve as business cards, talking about their offerings and pricing, but in reality, the service or sales are conducted in the offline world.

Oraz mamy osoby, które są ekspertami, ekspertkami, są to także marki produktowe, które oferują sprzedaż swoich produktów, usług właśnie w świecie online.

We also have individuals who are experts, both male and female, as well as product brands that offer the sale of their products and services specifically in the online world.

I te dwa światy mają zupełnie inne polityki prywatności, dlatego, że w tym drugim przypadku ten dokument jest bardziej zaawansowany zwykle.

These two worlds have completely different privacy policies because, in the latter case, this document is usually more advanced.

Musimy tam mówić o innych celach i podstawach przetwarzania związanych chociażby z obsługą reklamacji, zwrotów, zamówieniami, stworzeniem koszyków,

We need to talk about other purposes and processing grounds related to handling complaints, returns, orders, and creating shopping carts.

z kontaktem z osobami, które na przykład porzuciły koszyk w naszym sklepie.

with contact with people who for example abandoned their cart in our store.

Są to także osoby związane na przykład z księgowaniem, z fakturami, które są wystawiane online.

These are also individuals associated with accounting, with invoices that are issued online.

I ja bardzo często widzę to, że przedsiębiorca, który raz sobie stworzył politykę prywatności, następnie rozwija swoją działalność online, ale ta polityka prywatności nie rozwija się razem z nim.

I also often see that an entrepreneur who has once created a privacy policy then grows their online business, but that privacy policy does not evolve along with them.

Chcę Ci przez to powiedzieć, że stworzenie polityki prywatności to nie jest strzał w środek tarczy, czy po prostu raz strzelamy tyle i już więcej nic tutaj nie musimy robić,

I want to tell you that creating a privacy policy is not just hitting the target in the middle, or simply shooting once and then not having to do anything more here.

tylko my potrzebujemy cały czas zmieniać politykę prywatności.

Only we need to constantly change the privacy policy.

Ja także tydzień temu zmieniałam politykę prywatności, ponieważ wprowadziłam nowe narzędzie na swojej stronie internetowej.

I also changed the privacy policy a week ago because I introduced a new tool on my website.

Czyli jeżeli wprowadzasz nowe osoby do swojej działalności, nowe narzędzia, zmieniasz model biznesowy, to za tym również powinny iść zmiany w Twojej polityce prywatności.

So if you are introducing new people to your business, new tools, changing your business model, then there should also be changes in your privacy policy.

Także pamiętaj o błędzie numer dwa, aby Twoje dokumenty odpowiadały Twojemu modelowi biznesowemu.

Also remember the error number two, to ensure your documents match your business model.

Trzy to niepełne informacje.

Three are incomplete informations.

Bardzo często w politykach prywatności mamy takie skrócenie do...

Very often in privacy policies we have such an abbreviation to...

naprawdę niewystarczającego minimum zakresu tej polityki prywatności.

really insufficient minimum scope of this privacy policy.

Kiedy pytam przedsiębiorców, dlaczego tak się wydarzyło, że ich polityka prywatności na przykład z dwudziestu punktów, które powinna zawierać, ma jedynie sześć,

When I ask entrepreneurs why it happened that their privacy policy, for example, has only six out of the twenty points it should contain,

to przedsiębiorcy mi odpowiadają, że dlatego, że chcieli to skrócić, no bo ten dokument już był nieczytelny, nikt się z tym nie mógł zapoznać.

They respond that it was shortened because the document was already unreadable, and no one could familiarize themselves with it.

No nie do końca to tak wygląda, bo pamiętajmy, że polityka prywatności to w dużej mierze spełnienie obowiązku informacyjnego z RODO z artykułu trzynastego albo i czternastego.

Well, it doesn't quite look that way, because let's remember that the privacy policy is largely a fulfillment of the informational obligation under the GDPR from Article thirteen or maybe even fourteen.

I tutaj warto pamiętać, że w tych artykułach mamy wskazany katalog informacji, które potrzebujemy przekazać.

And it's worth remembering that these articles provide a catalog of the information we need to convey.

Więc w jakiejś części polityka prywatności jest naszą, jest w granicach naszej swobodnej wypowiedzi.

So in some part, the privacy policy is ours, it is within the bounds of our freedom of expression.

I na przykład możemy tam zawrzeć zapisy dotyczące treści autorskich na naszej stronie internetowej albo jakieś inne informacje, które są dla nas ważne i kluczowe,

And, for example, we can include provisions there regarding the copyright content on our website or any other information that is important and crucial for us.

ale w dużej mierze polityka prywatności jest właśnie spełnieniem obowiązku informacyjnego z RODO.

But largely, the privacy policy is just the fulfillment of the information obligation under GDPR.

I jeżeli nie spełnisz któregoś z tych obowiązków, bo wydają Ci się to informacje,

And if you do not fulfill any of these duties because they seem to you to be information,

na przykład jakieś nieważne, powierzchowne albo takie, które można pominąć, to może się okazać, że ten obowiązek spełnisz w sposób niepełny,

For example, some unimportant, superficial, or things that can be overlooked, may turn out that you fulfill this obligation in an incomplete manner.

a za to także mogą Cię spotkać nieprzyjemne konsekwencje finansowe.

And for that, you may also face unpleasant financial consequences.

Zatem pamiętaj o tym, aby nie kierować się długością tej polityki prywatności w zakresie jej skuteczności.

Therefore, remember not to be guided by the length of this privacy policy in terms of its effectiveness.

Czasem warto, aby ten dokument był dłuższy, bo właśnie taki będzie odpowiedni dla Twojej strony internetowej,

Sometimes it's worth having this document be longer, because that's exactly what will be suitable for your website.

czy też w odpowiedni sposób poinformujesz o tym, w jakim celu, na jakiej perspektywie,

will you also appropriately inform about the purpose and perspective?

na podstawie, na jak długo i odpowiesz na wszelkie inne pytania wskazane w RODO.

Based on, for how long, and you will answer any other questions indicated in the GDPR.

Błąd numer 4 to nieaktualne treści.

Error number 4 is outdated content.

Bardzo często jest tak, że przedsiębiorcy, tak jak Ci już wcześniej zaznaczyłam, raz tworzą dokument, a następnie go nie aktualizują,

It often happens that entrepreneurs, as I mentioned earlier, create a document once and then do not update it.

co doprowadza do sytuacji, w której mamy tam wymienione podmioty, z którymi taki przedsiębiorca już dawno nie ma żadnych stosunków gospodarczych,

what leads to a situation where we have there the listed entities with which such an entrepreneur has had no economic relations for a long time,

które z nim nie współpracują, nie korzysta z tych wszystkich narzędzi, które tam są opisane,

which do not cooperate with him, do not use all those tools that are described there,

albo na przykład stworzył już drugą stronę internetową, która spełnia te cele,

or for example has already created a second website that meets these goals,

a wszystko jest wskazane w tej pierwszej polityce prywatności

and everything is indicated in this first privacy policy.

i dochodzi do sytuacji, w której ten dokument, który ma być spełnieniem obowiązku informacyjnego z RODO,

and it leads to a situation in which this document, which is to fulfill the informational obligation under the GDPR,

zawiera informacje przedawnione, przeterminowane, nieaktualne.

contains outdated, expired, and irrelevant information.

Pamiętajmy o tym, że ta polityka prywatności jest dokumentem, który się rozwija razem z naszym biznesem

Let us remember that this privacy policy is a document that evolves along with our business.

i od czasu do czasu po prostu należy jej się taki audyt.

And from time to time she simply deserves such an audit.

Ja za każdym razem, kiedy wprowadzam nowe osoby, nowe narzędzia, to zmieniam ten dokument,

Every time I introduce new people, new tools, I update this document.

ale także mam takie stałe czas, w którym co jakiś czas zerkam do tego dokumentu,

but I also have a fixed time when I occasionally check this document,

i sprawdzam, czy jest on aktualny.

And I check if it is up to date.

I to samo robimy dla naszych przedsiębiorców, którzy z nami współpracują.

And we do the same for our entrepreneurs who collaborate with us.

Także warto o tym pamiętać, abyś co jakiś czas zajrzała, zajrzał do tego dokumentu.

It's also worth remembering to check this document from time to time.

I ostatni błąd, który jest bardzo częsty, to są po prostu nieuzupełnione szablony dokumentów.

And the last mistake, which is very common, is simply unfilled document templates.

Naprawdę nie zliczę, ile razy zerkałam do polityki prywatności,

I really can't count how many times I've glanced at the privacy policy,

żeby zdobyć kontakt do jakiegoś przedsiębiorcy, numer telefonu, adres, jego NIP,

to obtain contact information for a business owner, phone number, address, their tax identification number (NIP)

albo cokolwiek innego, aby go zweryfikować, sprawdzić, i zerkałam do dokumentu,

or anything else to verify it, check it, and I was glancing at the document,

który był po prostu wykropkowany w miejscu, w którym należało te dane wpisać.

which was simply dotted in the place where the data was supposed to be entered.

I zwróć na to uwagę, nie wiem, czy Ty czytasz polityki prywatności na stronach internetowych, czy też nie,

And pay attention to this, I don't know if you read privacy policies on websites or not,

ale naprawdę takich stron jest bardzo dużo.

But really, there are a lot of such sites.

Kiedy zadawałam pytania, albo kiedy gdzieś tam ta sytuacja wypływała,

When I was asking questions, or when that situation came up somewhere,

to okazywało się bardzo często, że my powierzamy konkretnym osobom stworzenie stron internetowych,

it often turned out that we entrusted specific individuals with the creation of websites,

które pracują na szablonach.

that work on templates.

I następnie tworzymy tę stronę internetową, zajmujemy się ofertą, zajmujemy się podpięciem regulaminu,

And then we create this website, we handle the offer, we take care of integrating the regulations,

zajmujemy się pięknymi zdjęciami, grafikami, formularzem kontaktu,

we deal with beautiful photos, graphics, contact form,

i nie zerkamy do tych dokumentów, a okazuje się, że one są po prostu nieuzupełnionymi szablonami,

and we don't glance at those documents, and it turns out they are just unfilled templates,

czyli tak naprawdę równie dobrze mogłoby ich tam nie być,

so in fact, they might as well not be there,

bo są to po prostu takie wydmuszki, które nie zapewniają nam żadnej ochrony

because they are simply such empty shells that do not provide us with any protection.

i nie są w żadnym stopniu spełnieniem obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO.

and they do not fulfill any degree of the information obligation arising from the GDPR.

Tak jak powiedziałam, to jest spełnienie obowiązku informacyjnego, a nie naszego uprawnienia.

As I said, this is the fulfillment of the information obligation, not our entitlement.

Czyli nie jest to nasze prawo, a nasz obowiązek,

So it is not our right, but our duty,

jako administratorów danych osobowych, za którego niedopełnienie czekają nas,

as personal data administrators, for whose non-compliance we are facing consequences,

mogą nas spotkać surowe konsekwencje.

We may face severe consequences.

Także warto również na to zwrócić uwagę, tworząc stronę internetową,

It is also worth paying attention to this when creating a website,

ponieważ okazuje się, że te nieuzupełnione szablony sobie tak żyją miesiącami,

because it turns out that these unfilled templates continue to live like this for months,

a czasem latami na naszej stronie internetowej.

and sometimes for years on our website.

Także pamiętaj, aby zawsze zweryfikować poprawność danych,

Also, remember to always verify the accuracy of the data.

uzupełnienia takich szablonów, dokumentów, aby nie było sytuacji,

supplements to such templates, documents, so that there is no situation,

w której są one jedynie wydmuszką na Twojej stronie,

where they are just a shell on your page,

która tak naprawdę nic wielkiego nie daje Ci pod kątem ani biznesowym,

which in reality doesn't give you anything substantial from a business perspective,

ani żadnej ochrony prawnej.

nor any legal protection.

To tyle, jeżeli chodzi o dzisiejszy materiał.

That's all regarding today's material.

Mam nadzieję, że stanowi on dla Ciebie taką inspirację do przyjrzenia się swojej polityce prywatności

I hope it serves as an inspiration for you to take a look at your privacy policy.

i tego, w jaki sposób ten dokument został przez Ciebie stworzony,

and how this document was created by you,

kiedy być może zaktualizowania tego dokumentu.

when it might be updated this document.

Jeżeli masz do mnie jakiekolwiek pytania w tym zakresie,

If you have any questions for me in this regard,

to po prostu skontaktuj się ze mną.

Just contact me.

A na dzisiaj to tyle i do zobaczenia w kolejnym materiale.

That's all for today, and see you in the next material.

Cześć!

Hello!

muzyka

music