Usprawnienie procesu onboardingu | JAK ONI TO ZROBILI #6

Cześć, zapraszam Was na następne nagranie naszego podcastu o tym, jak pewne rzeczy w organizacji należy robić. Porozmawiamy o onboardingu, czyli przyjmowaniu nowych pracowników do firmy. Tutaj będę rozmawiał z Natalią Laskowską, która jest przez niektórych nazywana panią od Heru.

Hi, I invite you to the next recording of our podcast about how certain things should be done in an organization. We will talk about onboarding, which is the process of bringing new employees into the company. I will be speaking with Natalia Laskowska, who is referred to by some as the lady from Heru.

I choć panią z Heru nie jestem, to bardzo chętnie przybliżę Wam trochę onboarding. Czym jest, na co zwrócić uwagę i jakich błędów nie popełnić.

And although I am not a lady from Her, I would be happy to give you a little insight into onboarding. What it is, what to pay attention to, and what mistakes not to make.

Cześć Natalia.

Hi Natalia.

Cześć Przemku.

Hi Przemek.

Dzisiaj chciałbym z Tobą porozmawiać o temacie onboardingu w Herach, więc może na wstępie to powiedz parę słów o sobie, jakie masz doświadczenia w tym zakresie.

Today I would like to talk to you about the topic of onboarding at Herach, so maybe to start, say a few words about yourself and what experience you have in this area.

W jednej z firm nazywają mnie panią z Heru, choć tak naprawdę nią nie jestem. Co prawda studia takie skończyłam też, bo z wykształcenia w ogóle jestem chemiczką.

In one of the companies, they call me Mrs. from Her, although I am not really one. I did complete such studies as well, because by education I am generally a chemist.

Aczkolwiek...

However...

Od kilkunastu lat zajmuję się zarządzaniem i budowaniem zespołów i myślę, że tutaj taka rola poniekąd herowa jest bardzo ważna, bo praca z ludźmi wymaga tego, żeby pewne aspekty tego obszaru herowego jednak znać i w swojej pracy wykorzystywać.

For over a dozen years, I have been involved in managing and building teams, and I believe that such a heroic role is very important here, because working with people requires knowing certain aspects of this heroic area and utilizing them in your work.

Okej, to może co to w zasadzie jest ten onboarding i z czego on się składa?

Okay, so what exactly is this onboarding and what does it consist of?

Zwróćmy uwagę na...

Let's pay attention to...

Że samo słowo onboarding, które oczywiście pochodzi z języka angielskiego, w wolnym tłumaczeniu oznacza wszyscy na pokład i znajdziemy tu trochę analogii do lotnictwa, bo tamtym onboardingiem nazywa się procedury, które są niezbędne do tego, żeby przyjąć podróżnego na pokład i tak naprawdę dzieje się to też w każdej z firm, gdy przyjmujemy nowego pracownika do naszego zespołu.

The very word onboarding, which of course comes from English, loosely translates to "everyone on board," and there are some analogies to aviation here, as onboarding refers to the procedures necessary to accept a passenger on board. In fact, this also happens in every company when we welcome a new employee to our team.

Jest to pewnego rodzaju podróż dla niego.

It is a kind of journey for him.

Takie odpowiednie przyjęcie na pokład jest właśnie tym onboardingiem i onboarding pracownika może obejmować wiele różnych aspektów.

Such an appropriate onboarding process is precisely what onboarding is, and employee onboarding can encompass many different aspects.

Są oczywiście różne teorie na ten temat, czym one powinny być, jakie elementy w to wchodzą.

There are of course various theories on the subject of what they should be and what elements are involved.

Ja osobiście uważam, że taki proces efektywnego onboardingu powinien składać się z czterech elementów, nawet jedna teoria o tym mówi i to są takie tak zwane 4C, czyli compliance, procedury.

I personally believe that an effective onboarding process should consist of four elements, and there is even a theory about this called the 4Cs, which are compliance and procedures.

Przygotowanie całej dokumentacji kadrowej, umowa o pracę, ubezpieczenia, szkolenia BHP i inne.

Preparation of all personnel documentation, employment contract, insurance, OHS training, and others.

Clarification, czyli cele i obowiązki, wytłumaczenie temu pracownikowi, czym się będzie zajmował, czego będziemy od niego oczekiwać, na czym ta praca tak naprawdę będzie polegała.

Clarification, meaning goals and responsibilities, explaining to this employee what they will be doing, what we will expect from them, and what this job will actually entail.

Culture, czyli kultura organizacyjna, wyjaśnienie wizji, misji, wartości, strategii, tym jakie zasady obowiązują w naszej organizacji.

Culture, meaning organizational culture, an explanation of the vision, mission, values, strategy, and the principles that apply in our organization.

I connection, czyli relacje.

I connection, that is relationships.

Czyli zapoznanie nowego pracownika ze współpracownikami, z przełożonym, z zespołem, ale też z całą strukturą organizacyjną, żeby po prostu wiedział, kto odpowiada za co, z czym, do kogo powinniśmy się zgłosić.

So, introducing the new employee to colleagues, to the supervisor, to the team, but also to the entire organizational structure, so that they simply know who is responsible for what, what, and whom we should approach.

A czy elementy onboardingu są szkolenia?

Are the onboarding elements training?

Bo tak wspomniałaś o szkoleniach BHP, ale czy takie powiedzmy szkolenia już bardziej merytoryczne?

Since you mentioned safety training, are there any more substantive trainings, so to speak?

I to wdrożenie w to, co pracownik ma robić, to tak naprawdę jest podstawowym celem onboardingu.

And implementing what the employee is supposed to do is, in fact, the primary goal of onboarding.

Naszym celem onboardingu jest jak najszybsze przygotowanie naszego nowego pracownika do efektywnej pracy i przede wszystkim do usamodzielnienia go.

Our goal of onboarding is to prepare our new employee for effective work as quickly as possible and, above all, to enable them to be independent.

Chcemy z drugiej strony w zasadzie, takim drugim celem, który ja uważam za bardzo ważny, jest zrobienie na tym pracowniku takiego dobrego wrażenia,

We want, on the other hand, essentially, a second goal, which I consider very important, is to make such a good impression on the employee.

aby go utwierdzić w tym przekonaniu, że on dokonał właściwego wyboru.

to reinforce his belief that he made the right choice.

No bo proces rekrutacji jest procesem dwustronnym i to ok.

Because the recruitment process is a two-way process, and that's okay.

Więc to, że udało nam się w końcu pozyskać wymarzonego pracownika, to jedno.

So, the fact that we finally managed to acquire our dream employee is one thing.

Musimy zrobić wszystko, żeby o niego odpowiednio zadbać.

We must do everything to take proper care of him.

I to szkolenie i przekazanie mu tej wiedzy, to właśnie jest jednym z podstawowych elementów onboardingu.

This training and imparting this knowledge is indeed one of the fundamental elements of onboarding.

Czyli jakby co się stanie, jeśli tego onboardingu nie zrobimy albo zrobimy go źle.

So what will happen if we don't do the onboarding or if we do it incorrectly?

No i właśnie. I tutaj myśląc trochę o tym temacie, przyjrzałam kilka raportów i znalazłam interesujące dane,

Well, exactly. And here, while thinking a bit about this topic, I looked at several reports and found interesting data,

bo tutaj w tym obszarze HR dane również są istotne.

Because here in this area of HR, data is also important.

Interesujące w takim sensie, że powinny dawać nam, menadżerom, zespołem HR, pracodawcom, powinny dawać nam do myślenia.

Interesting in the sense that they should give us, the managers, the HR team, employers, something to think about.

I takie przytoczę dwie liczby.

And I will cite two numbers.

Jedna mówi o tym, że 15% nowych pracowników odchodzi z pracy w ciągu pierwszych 6 miesięcy od zatrudnienia,

One says that 15% of new employees leave their jobs within the first 6 months of employment,

a pytanie o główny powód takiej decyzji właśnie wskazują na brak właściwego onboardingu.

And the question about the main reason for such a decision indicates a lack of proper onboarding.

I inne takie dane, które mi zapadły w pamięci, mówią o tym, że dość świeże, bo z 2022 roku,

And other such information that stuck in my mind indicates that it is quite fresh, as it is from 2022.

one mówią o tym, że 50% nowo zatrudnionych poprzez doświadczenia onboardingowe myśli o tym,

they say that 50% of newly hired employees think about it through onboarding experiences,

żeby szybko poszukać sobie jakiejś nowej alternatywy i ewentualnie odejść z firmy.

to quickly look for a new alternative and possibly leave the company.

I w dzisiejszych czasach, w czasach pracy zdalnej, hybrydowej, to wyzwanie jest jeszcze większe,

And in today's times, in the era of remote and hybrid work, this challenge is even greater,

bo to właśnie ci pracownicy mają trudniej w takim onboardingu, gdzie jest on również w dużej części przypadków zdalny.

because it is precisely these employees who have a harder time with onboarding, especially when it is largely remote in many cases.

No tak, bo powiedzmy w czasach takich, gdzie jest praca lokalna, no to ten onboarding trochę się odbywał w kuchni, przy kawie,

Well, let's say in times like these, when there is local work, the onboarding took place a bit in the kitchen, over coffee.

można było poznać te connection sobie zbudować, poznać lepiej swojego szefa.

You could get to know these connections, build them, and get to know your boss better.

W tej chwili to musi być jakoś bardziej formalnie robione, żeby nie zapomnieć o takim elemencie.

At this moment, it needs to be done in a more formal way so as not to forget about such an element.

Okej, więc, ale jakie są takie największe trudności, jakie błędy można popełnić w tym onboardingu?

Okay, so what are the biggest challenges and what mistakes can be made during this onboarding?

Pewnie można by tutaj całą listę gdzieś tam wymyśleć i przytoczyć.

Sure, one could come up with an entire list here and mention it.

Kilka takich może od samego początku, bo taki brak pre-onboardingu, bo tak naprawdę onboarding nie zaczyna się,

A few of these might have been from the very beginning, because the lack of pre-onboarding, because actually onboarding doesn't really start,

jak ten pracownik już jest w naszej organizacji, zaczyna pierwszy dzień swojej pracy.

When this employee is already in our organization, they start their first day of work.

Tylko ten onboarding zaczyna się dużo wcześniej, bo te wszystkie dokumenty, które musimy przygotować,

The onboarding just starts much earlier because all the documents we need to prepare,

głównie działy HR muszą ogarnąć te całe formalności, to wszystko dzieje się gdzieś tam wcześniej.

Mainly, the HR departments have to handle all these formalities; everything happens somewhere earlier.

No ale wyobraź sobie, że na przykład przychodzisz pierwszy dzień do pracy, witasz się z uśmiechniętą panią w recepcji,

Well, imagine that, for example, you come in for your first day at work, and you greet a smiling lady at the reception.

a tam taki mały ząb, bo ona nic nie wie w ogóle na twój temat, nie wie, że ty przychodzisz do pracy, no taka trochę niemiła sytuacja.

Oh, there’s that little tooth, because she knows nothing about you at all, doesn’t know that you come to work, well, it’s a bit of an unpleasant situation.

I to taki jeden, pierwszy z błędów powiedziałabym onboardingowych,

And this is one, the first of what I would call onboarding mistakes,

taki brak informacji gdzieś tam w zespole, czy w całej organizacji, czy przynajmniej do osób, które powinny o tym wiedzieć,

such a lack of information somewhere in the team, or in the entire organization, or at least to the people who should know about it,

że dany człowiek zaczyna pracę, że się ujawi, że trzeba będzie się nimi zaopiekować.

that a given person starts working, that they will emerge, that they will need to be taken care of.

Drugim problematycznym już tak już, dobra, wchodzimy, znaleźliśmy tą panią z HR, która się nami zaopiekuje, no i ona nas zasypuje formalnościami właśnie,

The second problematic issue, well, okay, we're involved, we've found that HR lady who will take care of us, and she's bombarding us with paperwork right now.

to przygotowała, bądź nie już wcześniej, no ale co, musimy podpisać wszystkie umowy, więc zasypujemy tego nowego pracownika,

She prepared it, or not already earlier, well, what can we do, we have to sign all the contracts, so we are overwhelming this new employee.

to nami formularze do wypełnienia, głównie takimi, gdzie wszędzie musimy uzupełniać te same dane, tak?

So we have forms to fill out, mainly those where we have to complete the same information everywhere, right?

Czyli jest 100 formularzy, ja wszędzie muszę uzupełnić swoje imię, nazwisko, adres i jakieś tam jeszcze inne dane.

So there are 100 forms, and I have to fill in my first name, last name, address, and some other details everywhere.

No dla mnie to jest powiedzmy trochę irytujące.

Well, for me it's a bit annoying, let's say.

Jeszcze tak z życia.

Just like from life.

Z mojego własnego doświadczenia powiem taki przykład, gdzie zarządzałam zespołem około trzystuosobowym

From my own experience, I will give an example where I managed a team of about three hundred people.

i miałam onboarding w jednym miesiącu, że dołączyło do nas 50 osób.

I had onboarding in one month when 50 people joined us.

Pewnego pięknego poranka przychodzę do pracy, patrzę na biurku, leży jakaś sterta dokumentów,

One beautiful morning, I come to work, I look at my desk, and there's a pile of documents lying there.

a tu się okazuje, że to były umowy do podpisania dla tych 50 osób w dwóch egzemplarzach, umowy po kilka stron, na każdej parapka, podpis na końcu i tak dalej.

It turns out that these were contracts to be signed for those 50 people in two copies, contracts of several pages, with a signature on each page, a signature at the end, and so on.

No to wspomnienie zostało ze mną do dziś.

Well, that memory has stayed with me to this day.

Dzisiaj, a minęło już kilka dobrych lat i ten ból ręki też pamiętam, tak że to też jest takie jedno z problematyczniejszych elementów onboardingu, przynajmniej dla menadżerów.

Today, and it has already been a few good years, I also remember that pain in my arm, so that is also one of the more problematic elements of onboarding, at least for managers.

No właśnie, bo jeszcze zastanawiam się nad tym, jakby nie dość, że może być zaskoczenie dla człowieka, gdy przychodzi i nikt się go nie spodziewa, tak?

Exactly, because I'm still wondering how it can be a surprise for a person when they come and no one is expecting them, right?

Ale z drugiej strony też nawet jak ten człowiek się pojawia, to może być zaskoczenie, że jakiś nowy człowiek kręci się po biurze, a reszta zespołu nie wie, kto to jest.

But on the other hand, even when that person shows up, it can be surprising that some new person is hanging around the office, and the rest of the team doesn't know who they are.

Tak, to jakby ten onboarding trzeba szerzej też traktować i pracownika wprowadzić, ale innych wprowadzić w to, że ten nowy człowiek się pojawił.

Yes, it's like that onboarding should be treated more broadly and to introduce the employee, but also to introduce others to the fact that this new person has appeared.

A nawet słyszałam o takiej sytuacji, gdzie ktoś opowiadał właśnie, a słuchaj, ktoś tu przyszedł do biura, tak dziwnie na niego patrzyłem, bo nie znałem, nie wiedziałem kim jest, a się okazuje, że już parę miesięcy z nami pracuje, więc jak najbardziej coś tu nie zagrało.

I even heard about such a situation where someone was telling me, listen, someone came to the office, I was looking at him strangely because I didn't know who he was, and it turns out he's been working with us for a few months, so something definitely wasn't right.

No tak, tak, właśnie to przykłady z życia.

Well, yes, yes, those are just examples from life.

Okej, a co podczas takiego onboardingu zajmuje najwięcej czasu?

Okay, what takes the most time during such onboarding?

Bo wspomniałaś, że...

Because you mentioned that...

Wiesz co, jako menedżer musiałaś podpisać wiele dokumentów, tak, i to jeszcze papierowo, nie elektronicznie, ale co jeszcze jest jakimś takim powiedzmy pracochłonnym procesem w samym onboardingu?

You know what, as a manager you must have signed many documents, yes, and still on paper, not electronically, but what else is a somewhat laborious process in the onboarding itself?

Wiesz co, mi w ogóle jako menedżerowi ten onboarding to kojarzy się bardziej od strony właśnie wdrożenia tego pracownika, tak, czyli no ja nie mam doświadczeń kadrowych, nigdy sama tych dokumentów nie przygotowywałam, więc z mojej perspektywy zawsze ktoś to przygotował i nie wiem jak to jest, ale no większość onboardingu,

You know what, for me as a manager, this onboarding is more associated with the aspect of integrating the employee, so I don't have any HR experience, I have never prepared these documents myself, so from my perspective, someone else has always prepared them and I don't know how it is, but well, most of the onboarding...

no większość onboardingu w mojej opinii tak naprawdę sprowadza się do wdrożenia tak naprawdę tego pracownika do pracy, czyli te szkolenia, o których wspominałeś.

Well, in my opinion, most of the onboarding actually comes down to integrating that employee into the job, which means the training you mentioned.

I tutaj wracając trochę do błędów, to jednym z głównych błędów, które ja też widzę w onboardingu, to właśnie brak takiego planu i przygotowania do tego wdrożenia pracownika do pracy.

And here, returning a bit to the mistakes, one of the main mistakes that I also see in onboarding is indeed the lack of a plan and preparation for the employee's integration into work.

To onboarding musi być zaplanowany, musimy wiedzieć co chcemy przekazać temu człowiekowi.

The onboarding must be planned; we need to know what we want to convey to this person.

Musimy też być w stanie zweryfikować ten plan pracownika.

We also need to be able to verify this employee's plan.

zweryfikować tę wiedzę, dawać mu na bieżąco nawet feedback,

verify this knowledge, provide him with ongoing feedback even.

więc to jest jak najbardziej bardzo ważny, istotny element.

So this is definitely a very important, essential element.

No i też takie zaopiekowanie się tym pracownikiem, pozostawienie go samemu sobie

Well, also taking care of this employee, leaving him to fend for himself.

jest też bardzo dużym błędem, bo finalnie to my jako menadżer

It is also a very big mistake, because ultimately it is us as managers.

odpowiadamy za efektywność tego pracownika, za to jak on będzie wykonywał swoje obowiązki,

we are responsible for the effectiveness of this employee, for how he will perform his duties,

więc tutaj musimy poświęcić jak najwięcej czasu, żeby tego człowieka

so here we need to spend as much time as possible to help this person

odpowiednio wdrożyć, przeszkolić, przekazać mu tyle wiedzy,

properly implement, train, provide him with enough knowledge,

ile faktycznie potrzebuje do pełnej produktywności.

how much I actually need for full productivity.

Ale to właśnie to, co mówisz, ten onboarding to jest w dużym stopniu

But that's exactly what you're saying, that onboarding is largely

nie tyle w zakresie obowiązków działu kadr, ale też w zakresie samego menadżera,

not only in terms of the obligations of the HR department, but also in terms of the manager himself,

bo on musi spędzić odpowiednio ileś czasu i przygotować na przykład materiały szkoleniowe.

because he needs to spend an appropriate amount of time and prepare, for example, training materials.

Dokładnie i tak tu moim zdaniem ten onboarding bardzo mało się ma tutaj do działu kadr,

Exactly, in my opinion, this onboarding has very little to do with the HR department here.

chociaż są organizacje, są firmy, gdzie w dziale HR znajdują się osoby

Although there are organizations, there are companies where there are people in the HR department.

odpowiedzialne za szkolenia, trenerzy jacyś, którzy organizują onboarding,

responsible for training, some trainers who organize onboarding,

ale nie realizują go w całości, bo oczywiście tę wiedzę, czy produktową,

but they do not implement it in full, because of course this knowledge, whether product-related,

czy jakąś merytoryczną, no musi przekazać osoba, która tę wiedzę posiada,

Someone who possesses this knowledge must convey some substantive information.

więc to są zazwyczaj menadżerowie, czy jacyś eksperci z danego zespołu,

So they are usually managers or some experts from a given team,

z zespołu, do którego dany pracownik dołącza.

from the team that the given employee is joining.

Czyli tak naprawdę HR.

So actually HR.

Żeby pilnować samego procesu, żeby ten onboarding się odbył,

To oversee the process itself, so that the onboarding takes place,

natomiast już jakby wkład merytoryczny musi zapewniać menadżer i osobę z danego działu.

On the other hand, the substantive contribution must be provided by the manager and a person from the respective department.

I tak dokładnie to wygląda.

And that's exactly how it looks.

W jednej z firm, w której pracowałam, było to bardzo usystematyzowane

In one of the companies I worked for, it was very organized.

i ten plan był bardzo jasny, wysłany do nowego pracownika jeszcze przed rozpoczęciem pracy.

And this plan was very clear, sent to the new employee before starting work.

On przychodził, wiedział dokładnie gdzie, miał nawet mapkę biura,

He would come, he knew exactly where, he even had a map of the office.

czyli gdzie ma trafić, wiedział dokładnie co, o której godzinie się zaprowadził,

so he knew exactly where it was supposed to go, what time he took it there,

co się zadzieje, z kim się spotka.

what will happen, who they will meet.

I też osoba z HR pilnowała, żeby odpowiednio poinformować wszystkie osoby,

And the person from HR also made sure to properly inform all individuals.

które powinny się również stawić na różnego rodzaju prezentacje, wprowadzenia, szkolenia.

which should also attend various presentations, introductions, and training sessions.

No bo wiadomo, tego jest dość dużo, czy jakaś historia firmy,

Well, it’s obvious there’s quite a lot of it, or some company history,

która gdzieś tam na początku pewnie fajnie by było, żeby była zaprezentowana.

which at the beginning would probably be nice to be presented.

Wspomniana jest przeze mnie misja, wizja, strategia, cele, struktura.

I mention the mission, vision, strategy, goals, and structure.

To wszystko są takie ogólne informacje, które,

These are all such general information that,

którymi się warto podzielić.

which are worth sharing.

Też potem obowiązki różnych osób, czym się zajmują różne działy.

Also, later the responsibilities of different people, what various departments are involved in.

To mogą różni menadżerowie, różne osoby z firmy przedstawiać nowym pracownikom.

Different managers and various people from the company can introduce themselves to the new employees.

Więc taka osoba z HR może to koordynować i upewnić się,

So such a person from HR can coordinate it and make sure,

że wszyscy będą w odpowiednim miejscu i w odpowiednim czasie na swoich stanowiskach.

That everyone will be in the right place and at the right time in their positions.

Ale no nie one w stu procentach tak egzekwują ten cały plan.

But they don't enforce this entire plan one hundred percent.

Tutaj wydaje mi się, że też ważnym aspektem, który trzeba pamiętać,

Here it seems to me that an important aspect to remember is also

to jest temat działu IT.

This is the topic of the IT department.

Bo znam taki przypadek z akurat takiej korporacji amerykańskiej,

Because I know of a case from just such an American corporation,

gdzie przyszedł człowiek, został zatrudniony, ale nie dostał jeszcze służbowego laptopa,

Where the person came, he was hired, but he hasn't received a company laptop yet.

a tam wymagania security były takie, że ten laptop musiał być specjalnie spreparowany

The security requirements were such that this laptop had to be specially prepared.

i on przez miesiąc przychodził do pracy, pił kawę i siedział.

And for a month he came to work, drank coffee, and sat.

Bo jakby nie mógł siąść przy żadnym komputerze, nie mógł wziąć swojego,

Because he couldn't sit by any computer, he couldn't take his own.

czekał po prostu na laptopa.

he was just waiting for the laptop.

Więc to zaangażowanie innych działów, w tym działu IT, myślę, że też może wglądać.

So it's the involvement of other departments, including the IT department, I think it can also be considered.

To jest bardzo ważne.

This is very important.

Pytanie takie, co dałoby się, powiedzmy, zautomatyzować w tym procesie,

A question like what could be automated in this process,

a co ewentualnie by się nie dało zautomatyzować?

What potentially could not be automated?

Z takiego doświadczenia z branż technologicznych wiem, że bardzo dużo już można zautomatyzować.

From such experience in the technology sector, I know that a lot can already be automated.

Są różnego rodzaju platformy i narzędzia, które usprawniają na pewno ten proces.

There are various types of platforms and tools that certainly streamline this process.

Ważne jest też, żeby proces opomiarować.

It is also important to measure the process.

Bo tak są fajne KPI, które można mierzyć również w onboardingu,

Because there are cool KPIs that can also be measured during onboarding,

żeby też efektywność tego procesu być w stanie mierzyć, obserwować, kontrolować i też usprawniać.

to also be able to measure, observe, control, and improve the efficiency of this process.

No ale zaczynając od samego początku, teraz już wiem, kilka lat temu jeszcze nie wiedziałam,

Well, starting from the very beginning, now I know, a few years ago I didn't know yet,

teraz jestem mądrzejsza, wiem, że umowy można podpisywać elektronicznie

Now I am wiser, I know that contracts can be signed electronically.

i dla mnie to jest wybawienie dla każdego menadżera.

And for me, this is a salvation for every manager.

Ale też chyba dlatego dla pracownika, który dostaje w przystępnej formie dokumenty uzupełnione,

But I think that’s also why for an employee who receives the completed documents in an accessible form,

nic już nie musi tam wypisywać, tych wszystkich.

nothing else needs to be written there, all of those.

Tak.

Yes.

Wspomnianych przeze mnie imion po raz razy sto.

The names I mentioned for the hundredth time.

Myślę, że to jest elementem, przynajmniej dla mnie personalnie, który w pierwszej kolejności można automatyzować.

I think that this is an element, at least for me personally, that can be automated as a priority.

No właśnie, no ja jestem człowiekiem z IP, w zasadzie całe życie od kiedy zobaczyłem komputery.

Exactly, well I am a person with an IP, basically my whole life since I saw computers.

Natomiast jakby ja wiem, że się wszystko da zautomatyzować, tylko to jest kwestia jakichś tam nakładów.

However, I know that everything can be automated, it's just a matter of some investments.

Natomiast w tej chwili w ramach Amodita też jakby wiemy, że możemy budować dowolne procesy,

However, at this moment within Amodita, we also know that we can build any processes.

bo to onboardingi mogą być bardzo różne.

because onboarding processes can be very different.

Tak naprawdę to zależy od organizacji.

It really depends on the organization.

I to co wspomniałaś, te podpisy elektroniczne, tak.

And what you mentioned, those electronic signatures, yes.

Ale wydaje mi się, że nawet jeszcze wcześniej, czyli człowiek zanim nawet przyjdzie do biura,

But it seems to me that even earlier, that is, a person before they even come to the office,

czy zanim w ogóle zacznie coś podpisywać, mógłby wypełnić sobie formularz jakiś online'owy,

Before he even starts signing anything, could he fill out some online form?

gdzie właśnie te imię i nazwisko poda, PESEL'e i tak dalej,

where exactly the name and surname, PESEL, and so on are provided,

żeby te wszystkie dokumenty mu się same zrobiły i przysłały mu się do podpisu, tak.

so that all these documents would create themselves and be sent to him for signing, yes.

Czyli wtedy kadry dostają już zebrane dane, podpisane dokumenty,

So then the HR department receives the collected data and signed documents.

więc jakby wszystko jest w miarę zautomatyzowane.

So everything is quite automated.

Także to się da zrobić, tak.

So that can be done, yes.

Nie da się pewnie tych rzeczy takich międzyludzkich zrobić.

It is probably not possible to do such interpersonal things.

Międzyludzkich nie, ale wiesz, nawet narzędzie, w którym widać strukturę,

Interpersonal ones no, but you know, even a tool in which the structure is visible,

gdzie widzisz zdjęcia osób, parze tych osób, stanowiska, no to też ułatwia.

Where you see pictures of people, couples of those people, positions, that also makes it easier.

Jak masz pod ręką, możesz sobie sprawdzić, kto to był,

If you have it handy, you can check who it was.

bo oczywiście, że nie zapamiętasz nawet przez pierwszy miesiąc wszystkich osób w organizacji.

Because of course you won't remember all the people in the organization even in the first month.

Więc takie, co mam jakiś problem, chcę go rozwiązać, nie wiem do kogo się zgłosić, no to...

So like, if I have some kind of problem, I want to solve it, I don't know who to turn to, well...

Miejsce, w którym ta struktura jest

The place where this structure is.

i w którym ja sobie mogę zobaczyć osoby i dane kontaktowe,

and where I can see people and contact information,

czy jakiś link do Teamsów, czy innego narzędzia,

Is there a link to Teams or another tool?

które używamy wewnętrznie w firmie, no to też pomaga.

which we use internally in the company, that also helps.

Wrzucenie zdjęcia, uważam, to jest bardzo ważna rzecz,

Uploading a photo, I think, is a very important thing,

bo przychodzi nawet człowiek inny nazwiska,

because even a person with a different last name comes,

ale jeśli go nie widziało, bo do biura nie przychodzi,

but if he hasn't been seen, because he doesn't come to the office,

to już ciężko w ogóle nawiązać jakiś kontakt, nie widząc twarzy.

It's already hard to establish any contact at all without seeing a face.

No dokładnie, nie wiesz, z kim masz rozmawiać.

Well, exactly, you don't know who you are talking to.

Zorganizowanie onboardingu, tak, czy szkolenia.

Organizing onboarding, yes, or training.

Jest tyle platform do...

There are so many platforms for...

Jest tyle platform do odbywania szkoleń online.

There are so many platforms for taking online training.

Teraz w ogóle właśnie w tych czasach, gdzie pracujemy zdalnie,

Now, especially in these times when we work remotely,

zauważam, że jest taka kultura, ok, szkolę kogoś, ale przy okazji nagrywam,

I notice that there is a culture where, okay, I train someone, but at the same time, I record it.

żeby w przyszłości już nie musieć tego drugi raz robić,

so that in the future I will not have to do it a second time,

tylko żeby ktoś mógł sobie to odsłuchać.

just so that someone could listen to it.

Są tego plusy i minusy, bo ja zawsze uważam,

There are pros and cons to this, because I always think,

że jednak fajniej porozmawiać sobie z człowiekiem,

that it's definitely nicer to have a conversation with a human,

nawet tak właśnie przez jakąś aplikację,

even through some application like that,

niż tylko wysłuchać suchej prezentacji.

than just listening to a dry presentation.

Ale potem, żeby mieć do czego wracać,

But then, to have something to come back to,

jak chciałabym sobie coś przypomnieć,

how I would like to recall something,

no to takie nagrania są jak najbardziej korzystne.

Well, such recordings are definitely beneficial.

Znaczy, no tak, pewnie warto najpierw,

Well, yes, it's probably worth it to start with,

żeby człowiek sobie obejrzał cokolwiek,

so that a person can watch anything,

żeby nie tłumaczyć mu podstaw,

so as not to explain the basics to him,

a dopiero później jakąś tam rozmowę z nim przeprowadzić.

and only later have some kind of conversation with him.

Jasne, ok.

Sure, okay.

Wspomniałaś o tych wskaźnikach, jakie można sobie raportować.

You mentioned those indicators that can be reported.

Czy jesteś w stanie podać jakieś przykłady, co możemy mierzyć?

Are you able to provide some examples of what we can measure?

Tak, bo sama takie wskaźniki gdzieś tam ustalałam

Yes, because I set such indicators somewhere myself.

i przede wszystkim, no, jednym z nich jest

and above all, well, one of them is

zadowolenie tego pracownika po dwóch tygodniach,

the satisfaction of this employee after two weeks,

po miesiącu, po dwóch miesiącach, jak kto sobie to zaplanuje.

after a month, after two months, as one plans it.

Tutaj taka satysfakcja z pracy, stopień zaangażowania,

Here there is such satisfaction from work, a degree of involvement,

są różne wskaźniki mierzące to zadowolenie i różne metodologie,

there are various indicators measuring satisfaction and different methodologies,

ale na pewno warto to mierzyć w kontekście onboardingu,

but it is definitely worth measuring it in the context of onboarding,

bo oczywiście na początku człowiek jest podekscytowany,

because of course at the beginning a person is excited,

wszystko mu się podoba, jest super,

he loves everything, it's great,

ale jeżeli ten onboarding, coś w nim jest nie tak,

but if there's something wrong with this onboarding,

no to ta satysfakcja, zaangażowanie będzie spadać

Well, that satisfaction will lead to a decrease in engagement.

i takie wskaźniki są fajne, żeby to być w stanie na bieżąco,

And such indicators are nice to have in order to be able to keep up to date.

bądź też dość szybko zauważyć.

or be quick to notice.

Co jeszcze?

What else?

Stopień osiągania celów takich nowo zatrudnionych pracowników

The degree of goal achievement of such newly hired employees.

w trakcie i po zakończeniu procesu wdrożenia,

during and after the implementation process,

to też może być jednym z wskaźników.

It can also be one of the indicators.

Tyle, że tu właśnie zaangażowanie menadżera jest dość ważne,

The thing is that the manager's involvement is quite important here.

żeby takie cele, nawet stopniowe, jakiś krok po kroczku,

to have such goals, even gradual ones, step by step,

czego oczekujemy i czy to jest spełnione,

what we expect and whether it is fulfilled,

żeby je postawić i faktycznie monitorować.

to set them up and actually monitor them.

Takim oczywistym jest połączenie,

Such a connection is obvious,

poziom rotacji i jej koszty,

the level of turnover and its costs,

czyli wskaźnik odejść po 3, 6, 12 miesiącach od momentu zatrudnienia.

So, the turnover rate after 3, 6, 12 months from the moment of hiring.

To też nam mówi o tym,

This also tells us that,

w jaki sposób zaopiekowaliśmy się tym pracownikiem na samym początku.

How we took care of this employee at the very beginning.

Czas do osiągnięcia pełnej produktywności.

Time to achieve full productivity.

Tutaj też w jednej z organizacji mierzyliśmy ten czas i on trwał x.

Here as well, in one of the organizations, we measured this time and it lasted x.

Dążyliśmy do tego, żeby jak najszybciej być w stanie wdrażać pracowników,

We aimed to be able to onboard employees as quickly as possible.

żeby oni stali się w 100% produktywni.

so that they become 100% productive.

Oczywiście w tym celu musieliśmy ten onboarding cały czas udoskonalać.

Of course, for this purpose we had to continuously improve the onboarding process.

I faktycznie to się udawało,

And indeed, it was succeeding.

dzięki temu, że gromadziliśmy te informacje od pracowników,

thanks to the fact that we gathered this information from the employees,

mierzyliśmy tą ich satysfakcję,

we measured their satisfaction,

dopytywaliśmy o to, co było nie tak,

we inquired about what was wrong,

co powinniśmy poprawić, na co zwrócić uwagę.

What should we improve, what should we pay attention to?

Także to bardzo ważne jest.

So this is very important.

Myślę, że to jest taki proces ciągłej pracy i ulepszeń,

I think it's a process of continuous work and improvements.

optymalizacji również.

optimization as well.

To jest takie zbieranie feedbacku de facto od tego pracownika,

This is basically collecting feedback from that employee.

na ile ten nasz onboarding się sprawdza.

how effective our onboarding is.

Tak i zbieranie feedbacku bezpośredniego,

Yes, and gathering direct feedback,

ale też to, że my monitorujemy efekty,

but also that we monitor the effects,

czyli tak naprawdę kontrolujemy jakość czy wiedzę tego człowieka,

So we are really controlling the quality or knowledge of this person.

w jaki sposób on wykonuje swoją pracę,

how does he do his job,

to też nam daje jakąś informację zwrotną.

That also gives us some feedback.

Także dwojako ja mam swoje obserwacje,

I also have my observations in two ways,

ale też bezpośrednio pytam, co było łatwe, co nie.

But I also directly ask what was easy and what was not.

No bo oczywiście, że my jak już tu jesteśmy,

Well, of course, now that we are here,

wiemy o czym mówimy, dla nas to wszystko jest proste, znane,

we know what we're talking about, for us it's all simple and familiar,

taki świeży punkt widzenia, no wnosi dużo wartości.

such a fresh perspective, it brings a lot of value.

A takie pytanie powiedzmy na czasie.

And such a question is timely, let's say.

Coraz więcej jest tutaj tematów związanych ze sztuczną inteligencją

There are more and more topics related to artificial intelligence here.

i na ile ta sztuczna inteligencja mogłaby pomóc w takim onboardingu?

And to what extent could this artificial intelligence help with such onboarding?

Czy tutaj jakby masz jakieś wyobrażenie, co by to mogło robić?

Do you have any idea what it could do here?

Sama korzystałam i na przykład sztuczna inteligencja,

I used it myself, and for example, artificial intelligence,

która zna odpowiedzi na pytania,

which knows the answers to the questions,

które mnie interesują, jest jak najbardziej ogromną pomocą.

which interests me, is certainly a great help.

Wiem, że można połączyć tą sztuczną inteligencję

I know that this artificial intelligence can be combined.

czy jakieś czaty z wewnętrznymi bazami,

are there any chats with internal databases,

które gdzieś tam te informacje z naszych wewnętrznych wiki

which somewhere contains the information from our internal wiki

czy innych narzędzi, które gromadzą tę bazę, naszą wiedzę,

or other tools that gather this database, our knowledge,

że mogą w łatwy sposób zamiast szukać strona po stronie

that they can easily instead of searching page by page

czy gdzieś tam pliki po pliku,

is there somewhere files after files,

mogę sobie wpisać, czego poszukuję

I can write down what I'm looking for.

i ten czat mi te informacje udziela,

and this chat provides me with this information,

więc myślę, że to jest krok do przodu.

So I think it's a step forward.

Czyli robimy takiego personalnego asystenta dla nowo zatrudnionej osoby

So we're creating a personal assistant for the newly hired person.

i ten asystent już jest mądry, bo przeczytał wszystko, co było do przeczytania

And this assistant is already smart because it has read everything there was to read.

i umie odpowiadać na pytania.

and knows how to answer questions.

Dobrą praktyką jest mieć takiego body,

It is good practice to have such a body,

osobę, do której mogę się zawsze zwrócić.

a person I can always turn to.

Oczywiście ta druga osoba zazwyczaj jest pomocna,

Of course, that second person is usually helpful,

aczkolwiek no gdzieś tam poświęca swój czas na wspieranie innych pracowników.

however, somewhere along the way, he dedicates his time to supporting other employees.

Jak taki asystent chętny zawsze do pomocy będzie,

As such an assistant will always be eager to help,

wiedział wszystko, no to...

he knew everything, so...

Nigdy nie zmęczony, zawsze wesoły.

Never tired, always cheerful.

Tak.

Yes.

Okej, to może jeszcze powiedzmy tak w ramach podsumowania,

Okay, so maybe let's say this as a summary,

jakbyś powiedziała, jak biorąc pod uwagę współczesne czasy,

How would you say, considering contemporary times,

współczesne narzędzia,

contemporary tools,

jak mógłby wyglądać taki inny,

what such a different one could look like,

idealny onboarding, dobrze zorganizowany w firmie?

ideal onboarding, well-organized in the company?

Myślę, że przede wszystkim no narzędzia do tego powinny być dobrze zorganizowane, tak?

I think that first of all, the tools for this should be well organized, right?

Czyli ja nie muszę szukać informacji, pytać,

So I don't have to look for information, ask,

ciągle mieć tą jedną osobę, która gdzieś tam mi mówi co i jak,

always have that one person who somewhere tells me what and how,

tylko przychodzę, mam plan, wiem gdzie się zgłosić, do kogo,

I'm just coming, I have a plan, I know where to report, to whom.

odhaczam sobie, co już zrobiłam, co nie,

I check off what I've already done, what I haven't.

szkolenia, tak jak mówisz, faktycznie, jeżeli muszę przyswoić jakąś wiedzę,

training, as you say, indeed, if I need to acquire some knowledge,

przecież mogę zrobić to nawet przed pierwszym zakończeniem,

I can do it even before the first ending, after all.

przed pierwszym przyjściem do pracy, zapoznać się z jakimiś tam informacjami,

before the first day at work, familiarize yourself with some information.

jeżeli firma jest w stanie je udostępnić,

if the company is able to make them available,

tym bardziej w formie takiej już przygotowanej,

especially in such a prepared form,

jakieś wideo czy materiały w innej formie.

some video or materials in another form.

Myślę, że to bardzo usprawnia, ale no ten plan.

I think it streamlines a lot, but well, that plan.

Ja wyobrażam sobie, jak ja bym chciała przyjść do pracy,

I imagine how I would like to come to work,

chciałabym mieć checklistę, co muszę zrobić, do kogo się z czym zgłosić.

I would like to have a checklist of what I need to do and who to approach with what.

Fajne są też na przykład jakieś egzaminy, tak?

Exams are also nice, for example, right?

Czyli po każdym jakimś obszarze chciałabym być w stanie

So after each area, I would like to be able to

sprawdzić swoją wiedzę.

check your knowledge.

Oczywiście fajnie jest mieć osobę, z którą zawsze mogę porozmawiać

Of course, it's nice to have someone I can always talk to.

i zweryfikować to, czy tam podpytać o to, z czym mam problemy,

and verify that, if I can ask about what I have problems with,

aczkolwiek no myślę, że fajny onboarding w zorganizowany sposób,

although I think that a nice onboarding in an organized way,

z narzędziem, które to wspiera, byłoby czymś pożytecznym.

Having a tool that supports this would be something beneficial.

Czyli jakby z jednej strony materiały i learning,

So on one hand, materials and learning,

a z drugiej strony taka rzecz, która się kojarzy może z czasami dawnymi,

On the other hand, something that might be associated with ancient times,

czyli obiegówka, tak?

So, it's a circulation item, right?

Jest obiegówka, odhaczam sobie, że to mam załatwione, to mam załatwione,

There is a circular note, I check it off for myself that I have this sorted out, that I have this sorted out.

tu dostałem laptopa, tu mam dostęp do systemu i tak dalej, tak?

I got the laptop here, I have access to the system and so on, right?

I to powiedzmy ta obiegówka sobie jeszcze chodzi po organizację razem ze mną

And let's say that this circulation document is still going around the organization together with me.

i różne osoby mi różne rzeczy udostępniają, tak?

And different people share different things with me, right?

Czy to IT, czy to właśnie HR-y, czy jakieś inne jeszcze struktury w firmie.

Whether it's IT, HR, or any other structures within the company.

Okej, super.

Okay, great.

Także fajnie, że to udało się krótko omówić, co to jest ten onboarding.

It's also great that we managed to briefly discuss what onboarding is.

Może kiedyś porozmawiam jeszcze o offboardingu, bo to jest w sumie ten sam proces,

Maybe someday I'll talk about offboarding as well, because it's basically the same process.

może w drugą stronę?

Maybe the other way around?

Trudniejszy.

More difficult.

Trudniejszy, trudniejszy na pewno też emocjonalnie.

It’s harder, definitely harder emotionally as well.

Także dzięki za rozmowę i do usłyszenia.

Thank you for the conversation and talk to you soon.

Dzięki, cześć.

Thanks, bye.

Zainteresowała Cię tematyka?

Are you interested in the topic?

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Do you want to know more?

Zasubskrybuj nasz podcast oraz wejdź na amodit.pl i zadaj nam pytanie.

Subscribe to our podcast and visit amodit.pl to ask us a question.