İş Süreçleri Analizi ve Süreç İyileştirme

Herkese merhaba, Albersonu YouTube kanalımıza tekrardan hoş geldiniz.

Hello everyone, welcome back to the Alberson YouTube channel.

Albersonu Origins kapsamının gerçekleştiği olduğumuz Albersonu Soruyor programımızın da yenisiyle daha karşınızdayız.

We are here again with a new episode of our Albersonu Asks program, which takes place within the scope of Albersonu Origins.

Bu videomuzda iş süreçleri analizi ve süreç iyileştirme hakkında konuşacağız.

In this video, we will talk about business process analysis and process improvement.

Bu konu hakkında konuşmak adına da Albersonu OPEX takım lideri ve kurucu ortaklarından Alkan Balkaya bize eşlik ediyor.

To discuss this topic, we are joined by Alkan Balkaya, the OPEX team leader and co-founder of Alberson.

Alkan Bey hoş geldiniz.

Welcome, Mr. Alkan.

Hoş bulduk, merhabalar Şevval Hanım.

Welcome, hello Ms. Şevval.

Merhabalar. Dediğim gibi iş süreçleri analizinden bahsedeceğiz genel olarak söylemek gerekirse.

Hello. As I mentioned, we will talk about business process analysis in general.

Bize iş süreç analizi nedir söyleyebilir misiniz ve nasıl yapılır?

Could you tell us what business process analysis is and how it is done?

Tabii Şevval Hanım. İş süreçleri aslında iş operasyonlarımızı yöneten süreçleri gözden geçirme yöntemi olarak adlandırılıyor.

Of course, Ms. Şevval. Business processes are actually referred to as the method of reviewing the processes that manage our business operations.

Bu da şu demek, hemen bir şirketin mesela satıştan başlayan bir süreci genelde olduğunu varsayacak,

This means that it will assume a process that usually starts with sales for a company, for example.

örnek vermek gerekirse bir şirketin müşterisi hizmetleri ya da ürünleri hakkında bir talepte bulunuyor firmaya.

For example, a company's customer is making a request to the firm about its services or products.

Firma bu talebi nasıl aldığından başlayarak o talebi alıyor, değerlendiriyor, buna göre müşteriye geri dönüş yapıyor,

The company starts by receiving this request, evaluates it, and then responds to the customer accordingly.

fiyat veriyor olabilir burada, bir ne diyeyim teklif sunuyor olabilir ya da otomatik gerçekleşen bir süreçse müşteri diyelim ki,

They may be giving a price here, let's say they could be making an offer, or if it's an automatically occurring process, let's say a customer.

bir talebini yaptı ya da bir online bir ortamda satış noktasında bir satın alma faaliyeti gerçekleştiriyor.

He made a request or is conducting a purchasing activity at a sales point in an online environment.

Kredi kartı bilgilerini giriyor, işi tamamlıyor en azından ödemeyi ya da talebi.

She is entering her credit card information, finishing the job at least for the payment or the request.

Akabinde firma bu talebi müşterisine sağlıyor.

Subsequently, the company provides this request to its customer.

Bu direkt ürünü sevk etme olabilir ya da hizmeti sunacaksa da projenin başlaması olabilir.

This could be the direct shipment of the product or, if it's going to provide a service, the start of the project.

Dolayısıyla tetikleyen faktörler oluyor açıkçası.

Therefore, there are triggering factors, to be clear.

İş süreçleri dediğimiz noktada bir takım talebin ya da herhangi bir aslında olayın firma tarafından nasıl yönetileceğini,

At the point we call business processes, how a set of demands or any actual event will be managed by the company,

nasıl bir süreç işleyeceğini aslında belirleyen operasyonlara biz aslında iş süreçleri diyoruz.

We actually call the operations that determine how a process will function business processes.

İş süreçleri analizi de bu noktada firmaların tüm fonksiyonlarını, tüm işleyişini gözden geçirdiğimiz,

Business process analysis is the point where we review all the functions of the companies and all their operations.

tüm işleyişinin süreçlerini bir akış şekline,

to a flow of all its operational processes,

belki bir iş akışı şeklinde aslında değerlendirdiğimiz ve buna göre iyileştirme noktalarını belirleyip

maybe it's something we actually evaluate in the form of a workflow and identify points for improvement accordingly

adımların buna göre daha optimize olmasını sağladığımız bir aslında danışmanlık yöntemi ya da süreç analizi yöntemi olarak söyleyebiliriz.

We can actually say that this is a consulting method or a process analysis method that ensures your steps are more optimized accordingly.

Aslında son cümlenizden biraz söylemiş olduğunuz, biraz anlatmış olduğunuz ama daha detaylı dinlemek isterim.

In fact, I would like to listen more closely to what you said in your last sentence, which you mentioned a bit and explained a bit.

Neden iş süreç analizi yapılmalıdır?

Why should business process analysis be conducted?

Yani bu iş süreç analizi ne gibi faydalar sunuyor şirketlere anlatabilir misiniz?

So, can you explain what benefits this business process analysis offers to companies?

Tabii.

Of course.

Aslında iş süreçleri şu, firmanın verimli bir şekilde müşterisine nihai olarak aslında hizmet sunuyorsa hizmetini sağlamasına neden oluyor.

In fact, the business processes are such that if a company efficiently provides the final service to its customer, it leads to the delivery of its service.

Buna destek oluyor.

It is supporting this.

Ürün eğer tedarik ediyorsa, ürün sağlıyorsa müşterisine de ürünün mümkün olduğunca hızlı, kaliteli, etkili bir şekilde aslında genel olarak kullanılabilir.

If the product is being supplied, it can be used by the customer as quickly, qualitatively, and effectively as possible.

Ürün mümkün olduğunca hızlı, kaliteli, etkili bir şekilde aslında genel olarak kullanılabilir.

The product can be used in a generally fast, quality, and effective manner.

Ürün mümkün olduğunca hızlı, kaliteli bir şekilde aslında genel olarak kullanılabilir.

The product can be used as quickly and qualitatively as possible, in general.

Yine müşterinin sağlaması noktasındaki aslında yapıyı optimize etmek için kullanılıyor.

It's actually used to optimize the structure in terms of the customer's provision again.

Yani şöyle düşünün.

So think of it this way.

Bir restorana gittiniz, restorandan örnek verelim.

You went to a restaurant, let's give an example from the restaurant.

Restorana gittiniz.

You went to the restaurant.

Restorana gitmeden önce ikimiz zaman rezervasyon yaptırıyoruz değil mi?

We're making a reservation for the two of us before going to the restaurant, right?

Rezervasyon yaptırıyorsunuz ya da direkt herhangi bir ne diyelim fast food restorana girdiniz.

You're making a reservation or you've just walked into any fast food restaurant, let's say.

Girmenizle beraber orada bir süreç başlıyor.

Once you enter, a process begins there.

Ne yapıyorsunuz?

What are you doing?

Sıraya giriyorsunuz.

You are lining up.

Diyelim ki fast food restoranından örnek verelim.

Let's say we take an example from a fast food restaurant.

Sıraya giriyorsunuz.

You are queuing.

Oradaki o siparişinizi alacağınız kişi aslında hangi siparişi alacağından başlıyor.

The person who will receive your order there actually begins with which order they will receive.

Dolayısıyla siparişle başlıyor süreç.

Therefore, the process begins with the order.

Restoranda da olduğu gibi.

Just like at the restaurant.

Tüm firmalarda böyle ilk başta satış tarafından, müşterinin ilk temas ettiği noktadan başlıyor iş süreçleri.

In all companies, the business processes start from the sales side, at the point where the customer first makes contact.

Dolayısıyla satışı diyelim ki orada talebi yarattı.

Therefore, let's say that it created demand for sales there.

Siz dediniz ki ben şöyle bir hamburger istiyorum.

You said that I want a hamburger like this.

Mesela şu içecekleri istiyorum.

For example, I want these drinks.

Dolayısıyla o noktada siparişinizi alan kişi arka planda operasyonun aslında düğmesine basıyor.

Therefore, at that point, the person taking your order is actually pressing the button for the operation in the background.

O operasyon size ne kadar müşteriye ne kadar hızlı bir şekilde aslında o istediğiniz siparişi,

That operation determines how many customers you can serve and how quickly you can actually fulfill the order you want.

müşteri olarak siz öyle düşünün kendinizi, o müşteri olarak siz ne kadar hızlı orada siparişinizi teslim alırsanız,

think of yourself as a customer; the faster you receive your order there as a customer,

ne kadar kaliteli istediğiniz oranda alırsanız,

you can buy as much quality as you want.

aslında o kadar mutlu olursunuz.

Actually, you will be that happy.

Firmada o kadar hızlı bir şekilde sizin aslında size sunması gereken o değeri sağladığı için o da o oranda kârlı olmuş olur.

Since the company provides you with the value it should actually offer you so quickly, it also becomes profitable to that extent.

Dolayısıyla biz buradaki müşteri tarafında sağlanacak katkı ne kadar az adımda ve ne kadar hızlı, ne kadar etkili olursa,

Therefore, the contribution to be provided on the customer side here is as effective as possible with as few steps and as quickly as possible,

kârımız, iç verimliliğimiz ya da işte operasyonel verimliliğimiz firma olarak o kadar fazla olur.

Our profit, internal efficiency, or operational efficiency in the business is so high as a company.

Bu bağlamda bazen,

In this context sometimes,

yıllar geçtikçe firmaların bir anlamda işkörlüğü de diyebiliriz,

As the years go by, we can also say that companies become somewhat sluggish.

süreçlerini gereksiz adımlarla aslında bir takım gereksiz adımlar oluşturabiliyor, bu doğal bir süreç.

They can actually create a number of unnecessary steps in their processes with unnecessary steps, this is a natural process.

Sadece tabii şey değil, müşteri tarafında değil, mesela satışlar tarafı,

It's not just a natural thing, not on the customer side, for example, on the sales side.

firmanın satış başladığı zaman aslında dediğim gibi tetikleme başlıyor,

When the company starts selling, as I mentioned, the triggering begins.

satış dedik, sadece satış değil tabii ki, satışa gelmeden pazarlama süreçleri var,

We talked about sales, but of course it's not just about sales; there are marketing processes before reaching sales.

pazarlama süreçleri var, pazarlama süreçleri var, pazarlama süreçleri var, pazarlama süreçleri var, pazarlama süreçleri var.

There are marketing processes, there are marketing processes, there are marketing processes, there are marketing processes, there are marketing processes.

Pazarlama yaptık, kendimizi tanıttık, daha fazla talep topladık dolayısıyla.

We did marketing, introduced ourselves, and therefore gathered more demand.

Talep geldi, satış, satış tarafında satışın gerçekleşme aşamaları neler?

A request has come in, what are the stages of the sales process on the sales side?

Bir işte siparişi almaktan tutun da işte arka plana nasıl yansıyor bu?

How does taking an order in a job reflect in the background?

Bunlar hangi adımlardan geçecek?

What steps will these go through?

Bu gerçekleştikten sonra üretim yapan bir firmaysak üretim süreçlerimiz başlıyor.

Once this is accomplished, if we are a manufacturing company, our production processes begin.

Hizmet veren bir firmaysak hizmet süreçlerimiz, proje bazlı çalışan bir firmaysak proje,

If we are a service-providing company, our service processes; if we are a project-based working company, the project,

süreçleri tetikleniyor.

Processes are being triggered.

Projeyle beraber bir yandan muhasebe tarafında kayıtlar tutuluyor.

Along with the project, records are being kept on the accounting side.

Bir yandan finans, finansın çeşitli işte oradaki satın almaları gerçekleştirmesi noktasına finans devreye giriyor.

On one hand, finance comes into play at the point where it carries out various purchases in different businesses.

Sonra satın alma süreçleri başlıyor.

Then the purchasing processes begin.

Satın alma süreçlerinde gene adımlar tetikleniyor.

Steps are being triggered again in the purchasing processes.

Ondan sonra üretim tarafında farklı farklı operasyonlar olabilir üretimde.

After that, there may be different operations in production on the production side.

Bunlar tetikleniyor.

These are being triggered.

Ondan sonra işte dediğim gibi gene üretim firmasıysak işte depo,

After that, as I said, if we are still a production company, then a warehouse,

lojistik vesaire bunlar tetikleniyor.

Logistics and so on are being triggered.

Ta ki işte firmanın müşteriye bunu ulaştırması noktasına kadar.

Until the point where the company delivers this to the customer.

Bunu ulaştırıyor. Ondan sonra tahsilat tarafı başlıyor.

This is being delivered. After that, the collection side begins.

Dolayısıyla tüm bu süreçler baktığınızda bir anlamda makine gibi de düşünebiliriz.

Therefore, when you look at all these processes, we can think of it as a kind of machine.

Yani bir input girişi var. Bir tetiklemeyle başlıyor.

So, there is an input entry. It starts with a trigger.

Oradaki şirketi bir fabrika, bir makine gibi düşünecek olursak o makinenin bir çıktısı var.

If we think of the company there as a factory, like a machine, it has an output.

O çıktı ürün ve hizmet ama içerideki işleyiş,

It is the output product and service, but the internal processes,

işte bu iş süreçleri olur.

Here are the business processes.

İçerideki işleyiş ne kadar hızlı, ne kadar verimli olursa şirket kârı o kadar daha fazla artar.

The faster and more efficiently the operations inside are, the more the company's profit increases.

Kaliteli bir şekilde ve standart şekilde müşteri ihtiyacı karşılanır.

Customer needs are met in a quality and standard manner.

Dolayısıyla genel olarak operasyonlar çok daha aslında verimli hızlı bir şekilde sağlanmış olur.

Therefore, in general, operations would be carried out much more efficiently and quickly.

Dolayısıyla zaman zaman iş süreçleri noktasında firmalar fotoğraflarını çekmeliler.

Therefore, companies should occasionally take photos of their business processes.

Genelde de bir dış göz aracılığıyla bunu yapmalılar.

They should generally do this through an outside perspective.

Çünkü dediğimiz gibi içerideki süreçler alışkanlıktan dolayı aslında birçok orada ekstra adım oluşabiliyor.

Because, as we said, due to habits, many extra steps can actually occur in the internal processes.

Ve alışkanlıktan dolayı da bunun zaten gerekli bir adım olduğu düşünülebiliyor.

And due to habit, it can already be thought of as a necessary step.

Halbuki birçok biz dışarıdan bir göz olarak biz ya da diğer danışmanlar ya da işte analistler girdiklerinde firmaya buradaki aslında gereksiz adımları daha kısaltma yoluna gidebiliyoruz.

However, when many of us enter the company as outsiders, such as consultants or analysts, we can actually take steps to shorten the unnecessary processes here.

Bu da firmaların aslında operasyonlarındaki şeyi adımların azaltmalarına yol açıyor.

This also leads companies to reduce the steps in their operations.

Artı şöyle bir şey de var.

Additionally, there is also this.

Bazı operasyonların da bazı olmayan operasyonların da gerekli olduğunu da aslında görebiliyor firmalar iş süreçlerinizi yaptırarak.

Companies can actually see that some operations are necessary while others are not by having your business processes carried out.

Ne gibi mesela örnek vermek gerekirse mesela müşteri geri bildirim tarafında mesela bir süreci olmayabilir.

For example, if we need to give a sample, there may not be a process on the customer feedback side.

Örnek vermek gerekirse yani ürün gidiyor hizmet gidiyor tamam ama mesela ondan feedback aldık mı alıyor muyuz böyle bir mekanizma var mı acaba ürün ve hizmetimizle ilgili ne düşünüyor.

To give an example, the product is going, the service is going, okay, but for instance, do we get feedback from that? Is there a mechanism to understand what people think about our product and service?

Mesela bu tarz açıkları da aslında yine tespit etme imkanı sağlıyor iş analizi ve süreç analizi konusu.

For example, the topic of job analysis and process analysis actually provides the opportunity to identify such gaps as well.

Bu bağlamda da çeşitli önerilerle buradan feedback alırsanız ürününüzü ve hizmetinizi geliştirme imkanı sağlarsınız.

In this context, if you receive feedback from here with various suggestions, you will have the opportunity to improve your product and service.

Bir ikincisi.

A second one.

Müşteri memnuniyetini arttırma fırsatı sağlarsınız gibi yani hem mevcutları iyileştirme hem de olmayan süreçlerin faydalı olacak ama süreçlerin tespiti ve bunların dahil edilmesi noktasında firmalara bu şekilde katkı sağlar.

You provide an opportunity to increase customer satisfaction, meaning that you improve existing processes as well as implement beneficial processes that are currently non-existent, contributing to companies in terms of identifying these processes and including them.

Süreç analizi buna iş analizi diyoruz.

We call this process analysis business analysis.

Bu arada yani süreç analizi dediğimiz şey aynı zamanda iş süreçleri olarak da geçiyor farklı farklı tanımlamalar olabilir.

In the meantime, what we call process analysis is also referred to as business processes, and there may be different definitions.

İş süreçleri analizi.

Business process analysis.

Süreç analizi.

Process analysis.

Süreç dönüşümü.

Process transformation.

İş süreçleri optimizasyonu.

Business process optimization.

İngilizce tabirlerle işte Business Process Management yani iş süreçleri yönetimi.

It's called Business Process Management in English, that is, managing business processes.

Business Process Optimization yani BPO dediğimiz BPO Business Process Optimization.

Business Process Optimization, that is, BPO stands for Business Process Optimization.

Ya da iş süreçleri analizi yani Business Process Analysis dediğimiz aslında iş süreçleri analizi gibi farklı farklı isimlendirmeler olabilir ama günün sonunda aynı noktaya çıkıyor.

Or business process analysis, which we call Business Process Analysis, can actually have different names like job process analysis, but in the end, it all leads to the same point.

Dolayısıyla bunlardan dolayı firmalar iş analizi, iş süreci analizi yaptırmalarının bundan dolayı faydaları bu şekilde özetleyebiliriz.

Therefore, we can summarize the benefits of companies conducting job analysis and process analysis in this way.

Hakan Bey firmaların merak ettiği bir konuydu bu özellikle fayda kısmı.

Mr. Hakan was a topic of interest for the companies, especially regarding the benefits part.

Yine firmaların akıllarında olabilecek bir soru sormak istiyorum size.

I would like to ask you a question that companies might have in mind again.

İş süreçleri, iş süreçleri analizi ile norm kadro arasında bir bağ var mıdır veya arasındaki bağ nedir?

Is there a connection between business processes and business process analysis with the norm staff, or what is the nature of that connection?

Bize anlatabilir misiniz?

Can you tell us?

Tabii Şevval Hanım.

Of course, Mrs. Şevval.

Şimdi dediğimiz gibi iş süreçleri analizi verimli bir organizasyon, verimli operasyonların aslında kapısını açar.

As we said before, process analysis paves the way for an efficient organization and efficient operations.

Verimlen kasıt tabii ki de hem adım olarak ne kadar az adımda biz o işi yerine getiriyorsak o derece aslında etkili, verimli bir operasyondan bahsederiz.

The aim of efficiency is, of course, the fewer steps we take to accomplish a task, the more effective and efficient the operation we are talking about.

Bu aynı zamanda orada çalışan personel sayısı için de geçerli.

This also applies to the number of staff working there.

Yani süreçlerin yürütecek olan aslında baktığımızda.

So, what will actually carry out the processes we are looking at.

Teknoloji ile süreçler yönetilebilir.

Processes can be managed with technology.

Değil mi?

Isn't it?

Mesela bir operasyon, bir sipariş online bir sistemle alınıyorsa teknoloji yardımıyla aslında bu süreç dışarıdan bir kişinin çalışmasına gerek olmadan o operasyonu mesela belki teknoloji kullanarak halledebiliriz, yapabiliriz.

For example, if an operation or an order is received through an online system, with the help of technology, we can actually handle that operation, maybe using technology, without the need for an outside person to work on it.

Bunun haricinde insanların mutlaka.

Besides this, people must.

Bunların mutlaka olması gereken süreçler var.

There are processes that must definitely take place.

Dolayısıyla bu noktada en optimum aslında insanların o süreçlerde kaç tane kişinin çalışması gerektiği, hangi operasyona kaç kişinin çalışması gerektiği aslında norm kadro dediğimiz optimum kadro dediğimiz aslında yapı bu.

Therefore, at this point, the optimum actually refers to how many people should work in those processes and how many people should work for each operation, which is essentially what we call the optimum staff structure or norm cadre.

Dolayısıyla bunun da analiz edilmesi yani norm kadro dediğimiz ya da optimum kadro olarak düşünebileceğimiz tarafta da kesinlikle iş süreçleri analizi ile.

Therefore, this must also be analyzed, meaning on the side we refer to as the norm staff or what we can think of as the optimum staff, absolutely through business process analysis.

Norm kadro ve optimum kadro analizi de birbirinin içerisinde zaten olur.

Norm workforce and optimal workforce analysis are already included within each other.

Yalnız burada norm kadroda şöyle bir konu var.

There is a certain issue regarding the norm workforce here.

Optimum kadroda.

In the optimum squad.

Şimdi eski alışkanlıklar şunu yaptırtabiliyor bazen firmalarımıza.

Now old habits can sometimes lead our companies to do this.

O da mesela örnek vermek gerekirse bir muhasebe birimi diyelim örnek vereyim.

For example, let's say an accounting unit, to give an example.

Fiş girişi denilen bir şey var.

There is something called a plug-in.

Masrafların girişi denilen bir operasyon var mesela muhasebede.

There is an operation called the entry of expenses, for example, in accounting.

Bu noktada.

At this point.

Bu noktada ölçüm noktasında tutup bir kişi ne kadar acaba fiş girebilir?

At this point, how much can a person possibly enter a ticket while holding at the measurement point?

Bunu ölçmeye kalkabiliyoruz bazen firmalar olarak.

Sometimes we can try to measure this as companies.

Bunu ölçüp ya evet bir kişi x miktar fiş giriyor.

Someone is entering x amount of tickets, measuring this.

O zaman bizim ne kadar fişimiz var?

So how many receipts do we have?

Şu kadar.

That's it.

O zaman 2x 3x birim burada kişi çalışmalı gibi bir sonuca varabiliyor firmalar.

At that point, companies can conclude that 2x to 3x units should be worked by a person here.

Burada.

Here.

Teorik olarak doğru olmakla beraber norm kadro ya da iş analizine bu şekilde değil de aslında o sürecin gerçekten gerekli olup olmadığıyla başlamak gerekiyor.

Although theoretically correct, it is necessary to start not with the norm staffing or job analysis in this way, but rather with whether that process is truly necessary.

Dolayısıyla belki de o süreç tahminle otomasyon tahminle dijital ortama alınabilir.

Therefore, perhaps that process can be transferred to the digital environment through predictive automation.

Dolayısıyla bu şekilde norm kadroyu bu şekilde düşünmek lazım.

Therefore, we need to think of the normative staff in this way.

Alınabilir ama mesela bu noktadaki teknolojinin maliyeti çok yüksektir belki yatırım noktasında.

It can be acquired, but for example, the cost of the technology at this point is very high, perhaps from an investment perspective.

Bunu biliriz.

We know this.

Ama gene de orada bir personelle aslında bu işleri yürütmeye devam edebiliriz.

But still, we can actually continue to carry out these tasks with a staff member there.

Bu bir tercih, bir şey olabilir.

This is a preference, it can be something.

Ama norm kadro yaparken norm kadro analizleri yaparken kesinlikle ve kesinlikle ölçüm yapalım derken yanlış noktalarda aslında kararlar verilebiliyor.

However, when creating a standard staffing plan and conducting standard staffing analyses, decisions can actually be made at incorrect points when we insist on taking measurements.

Biz bunu çok yaşıyoruz firmalarda.

We experience this a lot in companies.

Dolayısıyla kesinlikle teknolojiyi de adapte ederek.

Therefore, by definitely adapting technology as well.

Belki de o süreci tamamıyla kişiden bağımsız hale getirebiliriz.

Perhaps we can entirely independent that process from the individual.

Bu arada şöyle bir şey de var.

By the way, there is also this thing.

Mesela bugünün teknolojisiyle aslında mümkün olmayan noktalar belki yarının teknolojisiyle ki çok hızlı değiştiği için teknoloji belki birkaç ay sonra belki bir yıl sonra teknolojinin yardımıyla yine gereksiz hale gelebilir.

For example, points that are actually impossible with today's technology may become irrelevant again with the help of technology tomorrow, which changes very quickly, perhaps in a few months or a year.

Oradaki insanların müdahalesi.

The intervention of the people there.

Bunun en büyük örneğini şu anda dünyamızda biliyorsunuz yaşıyoruz.

You know we are currently experiencing the greatest example of this in our world.

İşte chat.

Here is the chat.

GPT denilen aslında konular var.

There are actually topics called GPT.

İşte yapay zeka ile işte content içerik üretimi bile neredeyse otomasyona doğru gidebiliyor bazı noktalarda.

Here, even content production in the workplace with artificial intelligence can almost move towards automation in some areas.

Ya da işte firmalarda robotic process automation dediğimiz konular var.

Or, there are topics called robotic process automation in companies.

Veri girişinin gene teknoloji yardımıyla aslında otomatik botlar tarafından yapılması gibi konular var.

There are issues such as data entry actually being done by automated bots with the help of technology.

Bunlardan dolayı mesela bunlar olduğu için.

For example, because of these.

Buna dikkat etmek lazım norm kadro analizinde.

This needs to be taken into account in the analysis of the standard staffing.

Yani onu söylemek gerekiyor.

So it needs to be said.

Hani gelip mesela şu tarz yaklaşımlar olabiliyor.

You know, for example, approaches like this can happen.

Hani işte gidip saha analizi ile orada kronometreler tutarak ya da işte orada analizler yaparak ne kadar acaba iş süreçleri ne kadar süre alıyor herhangi bir operasyonda.

You know, going there and holding stopwatches for field analysis or conducting analyses to see how long the business processes take in any operation.

Bu ölçümler yapılmaya çalışılıyor.

These measurements are being attempted.

Bunların dezavantajları var.

They have disadvantages.

Evet bu bir yaklaşım.

Yes, this is an approach.

Ama mesela.

But for example.

Deney gözlem yaparken zaten siz otomatikman aslında sonucu değiştiriyorsunuz.

When you conduct an experiment, you automatically change the result.

Çünkü o sırada o kişi normal çalışma düzeninden farklı çalışıyor oluyor.

Because at that moment, that person is working differently than their usual work routine.

Özellikle üretim tarafındaki o ölçümlerde bunu hep gördük.

We have always seen this particularly in the measurements on the production side.

Üretim tarafında operasyonda kronometre tutuluyor diyelim.

Let's say a stopwatch is being kept in the operation on the production side.

Acaba şu x parçası ne kadar zamanda üretilecek gibi.

I wonder how long it will take to produce this x piece.

Dolayısıyla aslında üretirken daha verimli üretiyor.

Therefore, it produces more efficiently while actually producing.

Çünkü karşısında bir gözlemci var bir şey var.

Because there is an observer in front of it, there is something.

Ya da işte tam.

Or just exactly.

Tam gerçek üretim zamanı orada tam belli olmayabiliyor.

The exact production time may not be clearly determined there.

Bu tarz konular var.

There are topics like this.

Dolayısıyla norm kadro analizinde bunlara dikkat etmek lazım.

Therefore, it's important to pay attention to these in the norm staff analysis.

Ama kesinlikle kesinlikle optimum kadro noktasında iş süreçleri analizi iş süreçleri optimizasyonu yaptıktan sonra.

But definitely after doing process analysis and process optimization at the optimum staffing point.

Evet şu kadar insan bu operasyon için gerekiyor denebiliyor.

Yes, it can be said that this number of people is required for the operation.

Biz burada daha çok hem iş süreçleri analizi yöntemini kullanmayı tavsiye ediyorum.

Here, I mostly recommend using the business process analysis method.

Norm kadro analizlerinde ikincisi de analitik metotlar analiz metotları finansal rakamlarla aslında belli anetki yaklaşımlarla norm kadro yapılması gerektiğini düşünüyoruz.

In the analysis of standard staff, we believe that the second aspect should involve analytical methods, which should be conducted with financial figures and certain managerial approaches.

Bizim kendi modellerimiz de var.

We also have our own models.

Bu şekilde norm kadroyu en azından teknolojik gelişmeler ya da işte iş süreçleri iyileştirmesi olduğu zaman yine de geçerli olacak bir norm kadro modelini devam ettirebilmek için özellikle analitik metotlar çok çok önemli.

In this way, analytical methods are very important to maintain a valid staffing model, especially when there are technological developments or improvements in work processes.

Aksi halde.

Otherwise.

Aksi halde ciddi çalışmalar yapılıyor.

Otherwise, serious work is being done.

Ama herhangi bir teknolojik iyileşmede herhangi bir otomasyon herhangi bir yazılım implementasyonunda o süreçlerin çok bir anlamı kalmayabiliyor.

But in any technological improvement, any automation, or any software implementation, those processes may no longer have much meaning.

Bu açıdan da bunlara dikkat çekmek istiyoruz.

We want to draw attention to these aspects as well.

Norm kadro analizinde.

In the norm staff analysis.

Hakan Bey iş süreçleri ve norm kadro arasındaki bağı dinlemişken performans yönetimi ile arasındaki bağı da sizlerden duymak isteriz.

While Mr. Hakan was discussing the connection between business processes and the standard staffing, we would also like to hear from you about the connection with performance management.

Yani iş süreçleri ile performans yönetimi arasındaki bağı nedir?

So what is the relationship between business processes and performance management?

Şöyle.

Like this.

İş süreçleri noktasında bu işlerin yapılması noktasında insan faktörünün olduğu iş süreçlerinde insanların sonuçta görev tanımları oluşuyor.

In terms of business processes, in the processes where these tasks are carried out, the human factor plays a role, and ultimately, job descriptions for people are formed.

Yani o işi yaparken o işi yapacak kişinin ne zaman müdahale edeceği o sürece ve ne şekilde bir beklentinin olduğu firma tarafından.

So, while doing that job, the company has expectations about when and in what way the person doing that job will intervene in the process.

Bunlar aslında KPI yani Key Performance Indicators dediğimiz aslında metriklerle bağlanabiliyor.

These can actually be connected with metrics known as KPIs, or Key Performance Indicators.

En basitinden şöyle örnekler verelim.

Let's give some simple examples.

Mesela bir yine üretim örneğini verebiliriz belki.

For example, we can give another production example perhaps.

X miktar üretim adedi yapılması beklenen bir üretim tarafındaki bir çalışandan.

An employee on the production side where a certain quantity of production is expected to be made.

Dolayısıyla kaç gün başına ne kadar üretmesi gerektiği.

Therefore, how much it needs to produce per day for how many days.

Bu onun performans göstergesi olabiliyor.

This can be an indicator of his performance.

X miktar.

X amount.

O süreç o sürecin dolayısıyla bir anlamda.

That process is, in a sense, a consequence of that process.

Performans göstergesi direkt bu olmuş olabiliyor.

The performance indicator could directly be this.

Aynı şekilde işte fatura girişlerinden muhasebe tarafındaki fatura girişlerine örnek verdik.

Similarly, we provided an example of invoice entries from the accounting side for invoice entries in the same way.

Fatura girişi yapan bir kişi.

A person who enters invoices.

Oradaki süreçte ne kadar fatura girişi yapmalı.

How many invoice entries should be made in that process?

X miktar.

X amount.

Gene o kişinin yaptı mı ne kadar ulaştı ya da geçti mi.

Did that person do it again, and how much did it reach or surpass?

Gene aslında oradaki performansın ölçümünde gene KPI dediğimiz metrikler arasında.

Again, it is among the metrics we refer to as KPIs in measuring the performance there.

Gene olabilir ölçülebilir.

It can still be measurable.

Dolayısıyla performans tarafında bunlar çıkabilir.

Therefore, these may arise on the performance side.

Ana süreçlerinden beklenen hız.

The expected speed of the main processes.

Ana süreçlerin bir anlamda ne diyelim.

Let's say what the main processes are in a sense.

Çıktısı.

Output.

Kişisel şey deneyim yine KPI tarafında performans tarafındaki göstergelerini de koyduğumuzda.

When we add the personal experience and the performance indicators on the KPI side as well.

Daha ne diyelim.

What more can we say?

Bu noktadaki performans ölçümlerinde birebir de direkt kullanılabilecek bir performans göstergesi de oluşuyor.

At this point, a performance indicator that can be directly used in a one-to-one manner is also being created.

En azından master ana süreçlerde bunu söylemek mümkün.

At least it is possible to say this in the master main processes.

Hakan Bey benim son bir sorum daha var.

Mr. Hakan, I have one more question for you.

Arberson'un bir danışmanlık şirketi olduğunu biliyoruz.

We know that Arberson is a consulting company.

Birçok alanda da danışmanlık veriyoruz zaten.

We are already providing consulting in many areas.

İş süreçleri analizi kapsamına bakacak olursak.

If we look at the scope of business process analysis.

Arberson olarak iş süreçleri analizi kapsamında nasıl bir yaklaşıma sahipsiniz?

What approach do you have regarding business process analysis at Arberson?

Evet.

Yes.

Arberson olarak şöyle bir yaklaşımımız var.

We have the following approach as Arberson.

Tabii ki bu aynı zamanda ciddi bir mühendislik aslında konusu.

Of course, this is actually also a serious engineering topic.

Arberson'un da iş süreçleri analizi biriminde hem analistler hem de mühendis arkadaşlarımız bu süreçleri yönetiyorlar, yürütüyorlar.

In Arberson's business process analysis unit, both our analysts and engineer colleagues manage and execute these processes.

Aynı zamanda Arberson'da bir yazılım firmasının olmasından da hareketli.

At the same time, it is also lively because there is a software company in Arberson.

Yazılım firması olmamızdan kaynaklı tabii ki yazılım geliştirme noktasını iş süreçleri önce analiz edilir.

Of course, being a software company, the point of software development is first analyzed through business processes.

Optimize edilir ve o iş süreci aslında bir anlamda yazılıma dökülür.

It is optimized and that business process is actually transformed into software in a sense.

Ama illa yazılım tarafına ya da oradaki bizim yaklaşımımız, oradaki analiz mantığımız bu sefer danışmanlık tarafından, yönetim danışmanlık tarafından biz bunu firmaların süreçlerine uyguluyoruz.

But we are applying our approach and analytical logic from the software side or from there, through consulting, to the processes of companies.

Oradaki aslında bizim yetkinliğimizi.

Actually, our competence over there.

Dolayısıyla bu bağlamda ciddi bir katkı sunduğumuzu düşünüyoruz.

Therefore, we believe that we have made a significant contribution in this context.

Bizim Arberson olarak beş ana süreçten oluşuyor.

Our Arberson consists of five main processes.

Aslında iş süreçlerine bakış açımız, iş süreci analizine ve optimizasyonuna.

Actually, our perspective on business processes is focused on business process analysis and optimization.

Birinci aşama aslında süreçleri mevcut durum analizi yapıyoruz.

The first stage is actually analyzing the current situation of the processes.

Süreçleri gözden geçirme.

Reviewing processes.

Örnek vermek gerekirse ana süreçler var.

For example, there are main processes.

Ana süreçler neler olabilir noktasına?

What could the main processes be at this point?

Yine mesela muhasebeden örnek verecek olursak.

For example, if we take accounting as an example again.

Muhasebede herhangi bir giderin işlenmesi süreci bir süreç olabilir.

The process of processing any expense in accounting can be a process.

Belgi beyanlamalarının hazırlanması yine ana süreçler arasında olabilir.

The preparation of declaration documents may again be among the main processes.

Ondan sonra işte çeşitli border olan hazırlanması.

After that, there will be various preparations with borders.

Kimisi muhasebede, kimisi insan kaynaklarında.

Some are in accounting, some in human resources.

Border olan hazırlanması yine ana süreçler olabilir.

The preparation for the border could again be the main processes.

Bir ana süreçler var.

There are main processes.

O ana süreçlerin altındaki de alt süreçler var.

There are also sub-processes under those main processes.

Dolayısıyla her bir aslında ana departmanın ana süreçlerini öncelikle gözden geçiriyoruz.

Therefore, we are primarily reviewing the main processes of each main department.

O ana süreçlerin alt süreçlerinde hangi adımlar var?

What steps are there in the sub-processes of those main processes?

Bunlara bakıyoruz.

We are looking at these.

Ve bunlar bazı firmalarımızda bunlar direkt akış olarak süreç diagramlar olarak olabiliyor.

And these can be direct flows as process diagrams in some of our companies.

Bazılarında da olmuyor.

Some of them don't have it either.

Dolayısıyla olanları inceliyoruz.

Therefore, we are examining what happened.

Olmayanları da aslında bir anlamda oluşturuyoruz.

In a way, we are creating what does not exist.

Dolayısıyla ilk başta süreçleri gözden geçirme.

Therefore, initially reviewing the processes.

İkinci adım veri toplama gibi düşünebiliriz.

We can think of the second step as data collection.

Veri toplamada gene hem bizim analiz yapmamız.

In data collection, it is again our analysis.

Sahada birebir analiz yapıyoruz.

We are conducting one-on-one analysis in the field.

Hem de aynı zamanda çeşitli anketlerle gene.

And again at the same time with various surveys.

Bilgiler topluyoruz.

We are collecting information.

İlgili süreç sahiplerinden, departman yöneticilerinden.

From the relevant process owners, department managers.

Hem de gene mevcut süreçlerde elde ettiğimiz bilgiler gene veri toplama sürecini oluşturuyor.

Furthermore, the information we obtained in the current processes again constitutes the data collection process.

Süreçleri peki analiz etme noktası var.

Well, there is a point to analyze the processes.

Süreçleri analiz etmemiz bizim hem işte birçok alanda yıllara varan işte 16-17 yıldır.

Analyzing processes has been part of our work in various areas for many years, for about 16-17 years.

Yıllara varan deneyimlerimizle beraber en iyi uygulamalar noktasında sektörel olarak en iyi uygulamalarda.

With our years of experience, we are at the forefront of best practices in the industry.

Optimum iş süreçleri nasıl olmalı?

What should optimal business processes be like?

Buna göre aslında bir anlamda süreçleri analiz ediyoruz.

Accordingly, in a sense, we are actually analyzing the processes.

Dördüncü kısım olarak da iyileştirme fırsatlarını belirliyoruz.

In the fourth part, we also identify improvement opportunities.

Diyoruz ki mesela bakın burada şöyle bir adımları kısaltabiliriz.

We say that, for example, look, we can shorten the steps here like this.

Ya da herhangi bir az önce söylediğim gibi olmayan süreçlerde de henüz bir firma da yok.

Or there is not yet a company in processes that do not resemble what I just mentioned.

Bakın böyle bir süreç getirmeliyiz.

We need to bring such a process.

Bu size, firmanıza şöyle bir katkı sağlar.

This provides such a contribution to you and your company.

Diyelim ki müşteri geri bildirimi ya da işte bir müşteri deneyimi süreci ya da bir çalışan deneyimi süreci getirmek.

Let's say bringing customer feedback or a customer experience process or an employee experience process.

Artısı eksesini firmalarımıza sunuyoruz.

We offer the advantages and disadvantages to our companies.

Dolayısıyla bundan sonraki iyileştirme fırsatlarını ortaya koyuyoruz.

Therefore, we are identifying the improvement opportunities moving forward.

Akabinde de uygulama yani beşinci adım yani değişikliği yapma noktası.

Then comes the application, that is, the fifth step, which is the point of making the change.

Eğer bunlar kabul gördüğü zaman firmamızla beraber el sıkıştığımız takdirde de tamam peki bu süreçleri nasıl hayata geçireceğiz?

If these are accepted, when we shake hands with our company, then okay, how will we implement these processes?

Süreçlerde şöyle bir şey oluyor.

Something like this happens in the processes.

Açıkçası firmaların genel olarak baktığımızda dokümentasyon olarak bazılarında olabiliyor.

Honestly, when we generally look at companies, some of them may have documentation.

Bu dokümanlar bazılarında olmayabiliyor.

These documents may not be available in some of them.

Ama olay sadece doküman değil.

But the issue is not just the document.

Yaşayan bir yapı olması için biz bu noktada süreçleri inceliyoruz.

We are examining the processes at this point in order for it to be a living structure.

Aslında üç tane boyutta ele alıyoruz bu beş yapıyı.

Actually, we consider these five structures in three dimensions.

Bir normal süreç olarak bakıyoruz.

We see it as a normal process.

İki organizasyon olarak bunlar.

These are two organizations.

Bu süreçler organizasyon olarak bu süreçleri yapabilme noktasında mı bu organizasyon?

Is this organization capable of carrying out these processes?

Ya da neler yapılması lazım bu organizasyonun?

Or what needs to be done for this organization?

Dediğim gibi yeni süreçlerde o organizasyonun yeni birilerinin belki görev verilmesi gerekebilir.

As I said, in the new processes, it may be necessary for that organization to assign new people to certain roles.

Ya da mevcut organizasyonda verimsiz olan süreçlerde belki personel kaydırma olabilir başka birimlere.

Or there might be personnel transfers to other departments in the inefficient processes of the current organization.

Dolayısıyla organizasyon olarak inceliyoruz.

Therefore, we are examining it as an organization.

Üçüncü boyutta teknoloji olarak inceliyoruz.

We examine technology in the third dimension.

Yani firmanın hali hazırda kullandığı yazılım sistemleri.

So the software systems that the company is currently using.

Bu noktada bizim işimizi ne kadar kolaylaştırabilip süreçleri oraya adapte ettiğimiz takdirde

At this point, to the extent that we can facilitate our work and adapt the processes there.

ve insanları aslında yazılımla beraber aslında bu şekilde bir giriş yapacaksınız

And you will actually make an entry like this with the software along with the people.

ya da şöyle bu yazılım sürecini takip edeceksiniz dediğinizde yaşayan sistem öyle oluyor.

Or when you say you will follow this software process, the living system becomes such.

Diğer türlü dokümanlarda, prosedürlerde, talimatlarda kalabiliyor bunlar.

Otherwise, they can remain in documents, procedures, and instructions.

Kalite sistem belgesi olan birçok firmanın aslında süreçleri var.

Many companies with quality system certificates actually have processes in place.

Ama genelde rafta bunlar.

But usually they are on the shelf.

Yani hani pratikte başka bir şey işliyor.

So, in practice, something else is going on.

Kalite sistem tarafındaki dokümanlarda farklı işliyor.

It works differently in the documents on the quality system side.

Genelde iki tane böyle bir yapı var.

Generally, there are two such structures.

Bunu izleyen, şu an bizi izleyen firmalarımız gayet iyi şu an kendilerini değerlendirebilirler bu bağlamda.

Those watching this, our companies currently watching us can evaluate themselves quite well in this context.

Bizim albasyon olarak olayımız, amacımız yaşayan sistemler tasarlamak ve bunu yaşatmak.

Our goal as Albasyon is to design living systems and to keep them alive.

Yaşanmasının yolu da teknolojiyle beraber bunu adapte etmek.

The way to experience it is to adapt it along with technology.

Teknoloji tarafında da firmalarımızın gözü korkuyor.

Our companies are also intimidated on the technology front.

Çünkü ERP sistemleri gibi uçtan uca, enterprise store planning sistemleri,

Because end-to-end enterprise store planning systems like ERP systems,

pahalı sistemler ve hantal bir şeyi var.

It has expensive systems and a cumbersome thing.

İplementasyonu zor.

The implementation is difficult.

Aylar hatta bazen yıllara varan süreçler yaşanabiliyor.

Processes can take months, or even sometimes years.

Bizim genel albasyon olarak farklılığımızı şöyle ortaya koyuyoruz aslında.

We actually express our uniqueness as a general exclusion like this.

Çevik ve aslında uygun maliyetli yazılım çözümleriyle de illa bizim yazılımlar değil kendi yazılımlarımız var.

We have our own software, not just ours, but also agile and actually cost-effective software solutions.

Başka pratik yazılım çözümleriyle de aslında yaşayan sistemleri kuruyoruz.

We are actually setting up living systems with other practical software solutions as well.

Önemli olan önce sistemin yaşaması.

The important thing is for the system to survive first.

Sonra akabinde yine ERP sistemleriyle entegrasyonlar ya da ERP tarafına geçiş noktasında

Then, subsequently, at the point of integrations with ERP systems or transition to the ERP side.

girerlerse o süreçlerini kendileri o programa uygun bir şekilde halledebiliyorlar.

If they enter, they can handle their processes in accordance with that program themselves.

Çevirebiliyorlar diyelim.

Let's say they can translate.

Dolayısıyla bu noktada bizlerin temel aslında derdi diyelim.

Therefore, at this point, let's say our main concern.

Ya da değerimiz.

Or our value.

Firmalarımıza, müşterilerimize sağlamaya çalıştığımız değer işleyen verimli sistemleri hayata geçirmek.

The value we strive to provide to our companies and customers is to implement efficient systems that operate effectively.

Kendimizden danışmanlık aldıktan sonraki aslında hayatının kolaylaşması direkt.

After receiving consultancy from ourselves, life actually becomes easier directly.

Yoksa analiz yapıp tamam rafta kalacak analizler vesaireden ziyade

Otherwise, it will just be analyses that will remain on the shelf rather than actually conducting an analysis.

gerçekten projemizle başlamamızla beraber aslında ufak ufak, ufak iyileştirmelerle hemen etkiyi gösterebilmek.

With the start of our project, we can actually show the impact immediately with small improvements.

Dolayısıyla Albertson'a yaklaşımı bu şekilde.

Therefore, the approach to Albertson is this way.

Ufak iyileşebilelim.

Let's heal a little.

Hakan Bey benim başka sorum kalmadı.

Mr. Hakan, I have no more questions.

Sizin eklemek istediğiniz başka bir detay var mı acaba?

Is there any other detail you would like to add?

Benim de başka bir detay yok.

I have no other details either.

İzleyenlerimize teşekkürler.

Thank you to our viewers.

İş süreçleri analizi ve optimizasyonu tarafında genel olarak bir bilgi vermek istedik bugün sizlerle beraber.

We wanted to provide some general information about business process analysis and optimization today with you.

Daha detaylı bilgi için izlerle iletişime geçebilir izleyenlerimiz.

For more detailed information, our viewers can contact the representatives.

Her firma kendi özelinde farklı.

Each company is different in its own way.

Dolayısıyla her firma kendi özelini değerlendiriyoruz.

Therefore, we evaluate each company's uniqueness.

Bu şekilde Şevval Hanım.

This way, Ms. Şevval.

Teşekkürler.

Thank you.

Ben de öncelikle size Hakan Bey teşekkür etmek istiyorum.

I would like to thank you, Mr. Hakan, first of all.

Sonra da izleyicilerimize izledikleri için teşekkür ediyorum.

Then I would like to thank our viewers for watching.

Sorularınız varsa aşağıya yorum olarak bırakabilir ya da albertsonu.com'dan bizimle iletişime geçebilirsiniz.

If you have any questions, you can leave them as a comment below or contact us at albertsonu.com.

Ayrıca videoyu beğendiyseniz beğene basmayı unutmayın.

Also, if you liked the video, don't forget to hit the like button.

Böyle videoların devamını da izlemek isterseniz abone olmayı da unutmayın.

If you want to watch more videos like this, don't forget to subscribe.

Herkese iyi günler diliyorum.

I wish everyone a good day.